Obowiązek formy pisemnej
Przepisy prawa pracy przewidują obowiązek zawarcia umowy o pracę w formie pisemnej, a jeżeli umowa o pracę nie została zawarta w ten sposób, pracodawca powinien najpóźniej w dniu rozpoczęcia pracy przez pracownika potwierdzić na piśmie ustalenia co do stron umowy, rodzaju umowy oraz jej warunków. Powyższa regulacja niewątpliwie ma motywować pracodawcę do jasnego określenia warunków pracy. Jakie zatem mogą powstać konsekwencje dla stron umowy o pracę, jeżeli nie zostanie ona sporządzona na piśmie? Kodeks pracy ustanawia zasadę, że umowę o pracę zawiera się na piśmie, przy czym nie reguluje skutków niedopełnienia formy tej czynności prawnej. W rezultacie można wyciągnąć wniosek, że skoro nie ma sankcji, to umowa o pracę może zostać zawarta w dowolnej formie.
Brak formy pisemnej nie powoduje nieważności
Jak potwierdza orzecznictwo, niedopełnienie wymogu formy pisemnej umowy o pracę nie powoduje jej nieważności. W ten sposób może dojść do zawarcia umowy o pracę poprzez ustne ustalenia, jak również przez dopuszczenie do pracy przez pracodawcę. Może tak stać np. w przypadku umowy o pracę nakładczą, która stanie się umową o pracę, gdy spółdzielnia zobowiąże nakładcę do codziennej osobistej pracy, pod nadzorem brygadzisty, w ściśle określonych godzinach, w lokalu spółdzielni lub w pomieszczeniu przez nią wynajętym, a pracownik wyrazi na to zgodę. Zgodnie z przepisami kodeksu cywilnego, który jest stosowany odpowiednio do stosunków pracy, wola osoby, która dokonuje czynność prawną może być wyrażona przez każde zachowanie się tej osoby, które ujawnia jej wolę w sposób dostateczny. W efekcie zawarcie umowy bez zachowania formy pisemnej np. ustnie, czy przez zachowanie się stron spowoduje ważne, skuteczne powstanie stosunku pracy.
Podkreślić należy, że aby można było mówić o faktycznym zawarciu umowy o pracę, wszystkie warunki charakteryzujące stosunek pracy powinny zostać spełnione. Oświadczenie stron umowy musi być złożone przez osoby zdolne do zawarcia umowy o pracę lub posiadające ewentualne umocowanie do zawarcia takiej umowy, ponadto musi zostać określony co najmniej rodzaj pracy, która ma być wykonywana przez pracownika.
W ten sposób umowa o pracę dochodzi do skutku, gdy strony złożą zgodne oświadczenia woli co do jej istotnych postanowień. Zaznaczyć należy, że istotnymi warunkami umowy o pracę są rodzaj umowy, rodzaj pracy, czas pracy, miejsce pracy, termin rozpoczęcia pracy i wynagrodzenie. Brak którejś z przesłanek charakteryzujących stosunek pracy może spowodować, iż nie będzie można uznać, że doszło do zawarcia umowy o pracę, tylko umowy cywilnoprawnej, której przedmiotem było świadczenie pracy.
Jeżeli pracodawca dopuści pracownika do pracy, pomimo braku zawarcia umowy o pracę we właściwej formie umowy o pracę, to ma obowiązek potwierdzenia na piśmie najpóźniej w dniu rozpoczęcia pracy przez pracownika, przed dopuszczeniem go do pracy, ustaleń co do rodzaju umowy i jej warunków. Pracodawca, który nie dopełnił powyższego obowiązku w terminie, popełnia wykroczenie przeciwko prawom pracownika. Przepisy prawa stanowią bowiem, że pracodawca lub osoba działająca w jego imieniu podlega karze grzywny w wysokości od 1.000 zł do 30.000 zł, jeżeli nie potwierdzi na piśmie zawartej z pracownikiem umowy o pracę.
Wykroczeniem w takiej sytuacji, będzie sam fakt braku formy pisemnej umowy o pracę lub niepotwierdzenie jej warunków na piśmie, nie natomiast niedotrzymanie terminu określonego przepisami. Pomimo, że drugą stroną umowy o pracę jest pracownik i on również powinien ten obwiązek wypełnić, to jednak ustawodawca obciążył odpowiedzialnością tylko pracodawcę. Zauważyć należy, że jeżeli umowa o pracę, która jest już wykonywana zostanie potwierdzona na piśmie, to dzień, w którym to nastąpi nie będzie dniem nawiązania stosunku pracy, z uwagi na fakt, że pracownik rozpoczął pracę wcześniej. Spisany później dokument stanowi tylko potwierdzenie jej warunków. Zawarcie umowy o pracę w formie pisemnej lub też potwierdzenie jej zakresu najpóźniej w dniu rozpoczęcia pracy stanowi jeden z podstawowych obowiązków pracodawcy, zatem jego niedopełnienie może spowodować rozwiązanie umowy o pracę bez wypowiedzenia z winy pracodawcy.
Warto zauważyć, że może również wystąpić sytuacja, w której umowa o pracę jest nieważna, wówczas taka umowa nie stwarza żadnych zobowiązań po stronie pracodawcy, czy też pracownika. Jednak, jeżeli pracodawca dopuści pracownika do pracy na warunkach nieważnej umowy, to taka umowa o pracę zostanie zawarta. Nawiązanie stosunku pracy nastąpi przez zgodną wolą stron.
Taka sytuacja może mieć miejsce, gdy umowę o pracę z pracownikiem zawarł przewodniczący rady nadzorczej nieposiadający odpowiedniego upoważnienia do samodzielnego zawierania umów o pracę z członkiem zarządu. Natomiast tryb reprezentacji członków rady nadzorczej określony przez regulamin tego organu, bez ustalenia go uchwałą wspólników, powoduje, że przewodniczący rady nadzorczej, nie może zawrzeć ważnej umowy o pracę.
Natomiast, jeżeli istnieje rozbieżność pomiędzy pracodawcą a pracownikiem w kwestii treści umowy o pracę, której warunki nie zostały potwierdzone w formie pisemnej, pracownik może wystąpić z roszczeniem o ustalenie nawiązania stosunku pracy. Strony mogą udowadniać zawarcie umowy rożnymi dostępnymi im dowodami np. za pomocą zeznań świadków lub przesłuchania stron. Ponadto pracownik może również dochodzić ustalenia treści stosunku pracy, nawet jeżeli roszczenia majątkowe mają powstać dopiero w przyszłości.
Zawarcie umowy o pracę przez zgodne zachowanie stron
Pamiętać należy, że do zawarcia umowy o pracę może dojść w sposób dorozumiany, jeżeli pracownik za milczącą zgodą pracodawcy wykonuje pracę podporządkowaną. Pracą podporządkowaną będzie wykonywanie obowiązków pracowniczych pod kierownictwem pracodawcy albo osoby wyznaczonej przez niego. O zawarciu umowy o pracę w sposób dorozumiany można mówić, gdy pracodawca dopuszcza pracownika do pracy i płaci mu wynagrodzenie. Podkreślić należy, że samo przystąpienie do pracy przez pracownika nie świadczy o tym, że nawiązany został stosunek pracy, gdyż nie przesądza to woli pracodawcy w tym zakresie. Oświadczenie woli o dopuszczeniu do pracy, rodzi skutki prawne, jeżeli jest dokonane przez osobę uprawnioną do działania w imieniu pracodawcy.
Jeżeli natomiast strony prowadziły rokowania co do zawarcia umowy o pracę, jednak nie ustaliły istotnych postanowień umowy o pracę, w szczególności nie określiły rodzaju pracy, terminu jej rozpoczęcia i wynagrodzenia, wówczas żadna ze stron nie jest uprawniona do dochodzenia zawarcia umowy o pracę, gdyż nie została zawarta umowa przedwstępna zobowiązująca strony do zawarcia stosunku pracy. Zatem, gdyby strony ustaliły wszystkie istotne postanowienia umowy o pracę i wspólnie zgodziły się, że taką umowę chcą zawrzeć w przyszłości, to możliwe byłoby dochodzenie przed sądem zawarcia umowy przyrzeczonej, która była przedmiotem wcześniejszych ustaleń.
Skutki braku formy pisemnej
Przypuśćmy zatem, że strony ustnie umówiły się co do rodzaju pracy, wynagrodzenia oraz terminu rozpoczęcia pracy, jednak nie ustaliły, na jaki czas zostanie zawarta umowa o pracę. Strony nie zachowały przy tym wymaganej formy pisemnej, a ponadto pracodawca, wbrew swojemu obowiązkowi nie potwierdził warunków zatrudnienia przed dopuszczeniem pracownika do pracy. Zatem jakie mogą powstać problemy związane z takim niedomówieniem oraz brakiem odpowiedniej formy zawartej umowy?
Warto zauważyć, że brak sprecyzowania rodzaju umowy o pracę może uzasadniać roszczenie pracownika, że zawarta umowa jest na czas nieokreślony. W związku z obowiązującą w przepisach prawa pracy zasadą ochrony pracownika, jeżeli nie da się udowodnić, że pracodawca i pracownik uzgodnili, że umowa o pracę była zawarta na czas określony, uznaje się, że została zawarta na czas nieokreślony. Taki skutek następuje z uwagi, na okoliczność, że jest to najkorzystniejszy rodzaj umowy dla pracownika. Orzecznictwo przyjmuje, że w przypadku braku ustalenia rodzaju umowy istnieje domniemanie prawne, że zawarto umowę o pracę na czas nieokreślony. W związku z powyższym, w przypadku wszczęcia przez pracownika postępowania sądowego, to pracodawca będzie musiał udowodnić, że nie zawierał umowy na czas nieokreślony.
Dla pracodawcy ustalenie takiego rodzaju umowy może okazać się niekorzystne z uwagi na utrudnioną możliwość rozwiązania stosunku pracy. Należy przypomnieć, że pracodawca, chcąc wypowiedzieć umowę o pracę zawartą na czas nieokreślony, będzie musiał podać uzasadnioną przyczynę zwolnienia. Ponadto podany powód zwolnienia będzie podlegał kontroli sądowej, jeżeli pracownik złoży odwołanie do sądu pracy.
W rezultacie pracodawcy nie będzie łatwo rozwiązać stosunku pracy tak jak np. przy umowie na czas określony. Wówczas wystarczy sama decyzja o wypowiedzeniu umowy o pracę oraz zawiadomienie o tym we właściwy sposób pracownika. Powyższe niedomówienie może więc zadziałać na niekorzyść pracodawcy, lecz na korzyść pracownika zainteresowanego trwaniem stosunku pracy.
Należy również rozważyć, jakie mogą być konsekwencje braku zawarcia na piśmie kolejnej umowy o pracę z tym samym pracownikiem. Jeżeli pracodawca nie składa oświadczenia co do dalszego trwania umowy, taka sytuacja nie będzie interpretowana jako wyrażenie woli kontynuowania zatrudnienia. W tym wypadku istotne jest ustalenie, czy pracodawca rzeczywiście chciał dalej zatrudniać pracownika. Jeżeli zaś pracownik przez kilka dni po ustaniu poprzedniego stosunku pracy wykonuje czynności pracownicze bez wiedzy pracodawcy, nie świadczy to o zgodnym zamiarze stron zawarcia umowy o pracę. Jeżeli więc pracodawca w opisywanym przypadku nie wyraża woli zatrudnienia pracownika, to nie powstaje nowy stosunek pracy. Gdyby zaś pracodawca był zainteresowany dalszym zatrudnianiem pracownika, powinien zawrzeć umowę w formie pisemnej, zanim dopuści pracownika do pracy, z uwagi na domniemanie, że umowa o pracę została zawarta na czas nieokreślony.
Natomiast, jeżeli strony w tytule umowy o pracę wpisały, że jest to umowa np. na czas wykonywania określonej pracy, a z jej treści wynika, że jest to umowa na czas określony, to również wówczas możliwe jest sądowe podważenie takiego zapisu. W tym zakresie obowiązują zasady prawa pracy, według, których o rodzaju zawartej umowy nie decyduje ich formalna nazwa tylko rzeczywista treść. W ten sam sposób, gdy strony zawarły umowę pod nazwą umowy zlecenia, jeżeli jej warunki odpowiadają warunkom wykonywania pracy możliwe będzie sądowe ustalenie, że jest to umowa o pracę.
Do istotnych warunków umowy o pracę zalicza się również wymiar czasu pracy, czyli np. cały etat. Jeżeli strony umowy o pracę nie ustalą w umowie tego wymiaru, istnieje domniemanie, że pracownik został zatrudniony w pełnym wymiarze czasu pracy. Natomiast jeżeli strony ustalą wymiar czasu pracy, np. na ¼ etatu, należy jednocześnie ustalić rozkład wykonywania pracy (np. w każdy poniedziałek i piątek).
Język, w którym zawarto umowy o pracę
Należy zwrócić uwagę na inną istotną kwestię tj. język, w którym sporządzono umowę o pracę, jeżeli już zostanie zawarta w formie pisemnej. W tym zakresie warto odnieść się do ustawy z dnia 7 października 1999 r. o języku polskim, która stanowi, że umowę o pracę sporządza się w języku polskim. Jednocześnie umowa może zostać sporządzona w języku obcym, jednak interpretacja takiej umowy o pracę jest dokonywana na podstawie polskiej wersji umowy, o ile pracownik jest obywatelem polskim. Umowa o pracę może być sporządzona w języku obcym, na wniosek osoby świadczącej pracę, władającej tym językiem, a niebędącej obywatelem polskim, która została pouczona uprzednio o prawie sporządzenia w języku polskim.
Zmiana treści umowy o pracę
Odnosząc się natomiast do formy zmian treści umowy o pracę, wskazać należy, że również powinny zostać zawarte na piśmie. Strony mogą również zastrzec, że zmiana warunków umowy o pracę wymaga formy pisemnej pod rygorem nieważności. Wówczas jakiekolwiek zmiany umowy o pracę są możliwe tylko przy zachowaniu zastrzeżonej przez strony formy.
Niekiedy jednak ustalony przez strony rygor nieważności w stosunku do zmian dokonanych bez formy pisemnej może zostać uznany przez sąd za nieobowiązujący. Tak może się zdarzyć np. w sytuacji, w której dyrektor spółki, który mając wpisaną powyższą klauzulę w umowie o pracę, pobierał przez 8 miesięcy obniżone wynagrodzenie, a uzgodnienie tej kwestii nie zostało zawarte na piśmie. Wówczas, pomimo że taka zmiana powinna być uznana za nieskuteczną, to skarżenie takiej czynności pracodawcy może zostać uznane przez sąd za nadużycie prawa.
Powrót do specjalizacji — Prawo pracy