Skutki niezawarcia umowy o pracę w formie pisemnej

Obowiązek formy pisemnej

Prze­pi­sy pra­wa pra­cy prze­wi­du­ją obo­wią­zek zawar­cia umo­wy o pra­cę w for­mie pisem­nej, a jeże­li umo­wa o pra­cę nie zosta­ła zawar­ta w ten spo­sób, pra­co­daw­ca powi­nien naj­póź­niej w dniu roz­po­czę­cia pra­cy przez pra­cow­ni­ka potwier­dzić na piśmie usta­le­nia co do stron umo­wy, rodza­ju umo­wy oraz jej warun­ków (art. 29 § 2 k.p.). Powyż­sza regu­la­cja nie­wąt­pli­wie ma moty­wo­wać pra­co­daw­cę do jasne­go okre­śle­nia warun­ków pra­cy. Jakie zatem mogą powstać kon­se­kwen­cje dla stron umo­wy o pra­cę, jeże­li nie zosta­nie ona spo­rzą­dzo­na na piśmie? Kodeks pra­cy usta­na­wia zasa­dę, że umo­wę o pra­cę zawie­ra się na piśmie, przy czym nie regu­lu­je skut­ków nie­do­peł­nie­nia for­my tej czyn­no­ści praw­nej. W rezul­ta­cie moż­na wycią­gnąć wnio­sek, że sko­ro nie ma sank­cji, to umo­wa o pra­cę może zostać zawar­ta w dowol­nej for­mie.

Brak formy pisemnej nie powoduje nieważności

Jak potwier­dza orzecz­nic­two, nie­do­peł­nie­nie wymo­gu for­my pisem­nej umo­wy o pra­cę nie powo­du­je jej nie­waż­no­ści (wyr. SN z 6.1.1976 r., I PRN 66/76). W ten spo­sób może dojść do zawar­cia umo­wy o pra­cę poprzez ust­ne usta­le­nia, jak rów­nież przez dopusz­cze­nie do pra­cy przez pra­co­daw­cę (uchw. SN z 11.05.1979 r. I PZP 18/76). Może tak stać np. w przy­pad­ku umo­wy o pra­cę nakład­czą, któ­ra sta­nie się umo­wą o pra­cę, gdy spół­dziel­nia zobo­wią­że nakład­cę do codzien­nej oso­bi­stej pra­cy, pod nad­zo­rem bry­ga­dzi­sty, w ści­śle okre­ślo­nych godzi­nach, w loka­lu spół­dziel­ni lub w pomiesz­cze­niu przez nią wyna­ję­tym, a pra­cow­nik wyra­zi na to zgo­dę. Zgod­nie z art. 60 k.c., któ­ry jest sto­so­wa­ny odpo­wied­nio do sto­sun­ków pra­cy, wola oso­by, któ­ra doko­nu­je czyn­ność praw­ną może być wyra­żo­na przez każ­de zacho­wa­nie się tej oso­by, któ­re ujaw­nia jej wolę w spo­sób dosta­tecz­ny. W efek­cie zawar­cie umo­wy bez zacho­wa­nia for­my pisem­nej np. ust­nie, czy przez zacho­wa­nie się stron spo­wo­du­je waż­ne, sku­tecz­ne powsta­nie sto­sun­ku pra­cy.

Pod­kre­ślić nale­ży, że aby moż­na było mówić o fak­tycz­nym zawar­ciu umo­wy o pra­cę, wszyst­kie warun­ki cha­rak­te­ry­zu­ją­ce sto­su­nek pra­cy powin­ny zostać speł­nio­ne. Oświad­cze­nie stron umo­wy musi być zło­żo­ne przez oso­by zdol­ne do zawar­cia umo­wy o pra­cę lub posia­da­ją­ce ewen­tu­al­ne umo­co­wa­nie do zawar­cia takiej umo­wy, ponad­to musi zostać okre­ślo­ny co naj­mniej rodzaj pra­cy, któ­ra ma być wyko­ny­wa­na przez pra­cow­ni­ka.

W ten spo­sób umo­wa o pra­cę docho­dzi do skut­ku, gdy stro­ny zło­żą zgod­ne oświad­cze­nia woli co do jej istot­nych posta­no­wień. Zazna­czyć nale­ży, że istot­ny­mi warun­ka­mi umo­wy o pra­cę są rodzaj umo­wy, rodzaj pra­cy, czas pra­cy, miej­sce pra­cy, ter­min roz­po­czę­cia pra­cy i wyna­gro­dze­nie. Brak któ­rejś z prze­sła­nek cha­rak­te­ry­zu­ją­cych sto­su­nek pra­cy może spo­wo­do­wać, iż nie będzie moż­na uznać, że doszło do zawar­cia umo­wy o pra­cę, tyl­ko umo­wy cywil­no­praw­nej, któ­rej przed­mio­tem było świad­cze­nie pra­cy.

Jeże­li pra­co­daw­ca dopu­ści pra­cow­ni­ka do pra­cy, pomi­mo bra­ku zawar­cia umo­wy o pra­cę we wła­ści­wej for­mie umo­wy o pra­cę, to ma obo­wią­zek potwier­dze­nia na piśmie naj­póź­niej w dniu roz­po­czę­cia pra­cy przez pra­cow­ni­ka usta­leń co do rodza­ju umo­wy i jej warun­ków art. 29 § 2 k.p. Pra­co­daw­ca, któ­ry nie dopeł­nił powyż­sze­go obo­wiąz­ku w ter­mi­nie, popeł­nia wykro­cze­nie prze­ciw­ko pra­wom pra­cow­ni­ka. Prze­pis art. 281 pkt 2 k.p. bowiem sta­no­wi, że pra­co­daw­ca lub oso­ba dzia­ła­ją­ca w jego imie­niu pod­le­ga karze grzyw­ny w wyso­ko­ści od 1.000 zł do 30.000 zł, jeże­li nie potwier­dzi na piśmie zawar­tej z pra­cow­ni­kiem umo­wy o pra­cę.

Wykro­cze­niem w takiej sytu­acji, będzie sam fakt bra­ku for­my pisem­nej umo­wy o pra­cę lub nie­po­twier­dze­nie jej warun­ków na piśmie, nie nato­miast nie­do­trzy­ma­nie ter­mi­nu okre­ślo­ne­go prze­pi­sa­mi. Pomi­mo, że dru­gą stro­ną umo­wy o pra­cę jest pra­cow­nik i on rów­nież powi­nien ten obwią­zek wypeł­nić, to jed­nak usta­wo­daw­ca obcią­żył odpo­wie­dzial­no­ścią tyl­ko pra­co­daw­cę. Zauwa­żyć nale­ży, że jeże­li umo­wa o pra­cę, któ­ra jest już wyko­ny­wa­na zosta­nie potwier­dzo­na na piśmie, to dzień, w któ­rym to nastą­pi nie będzie dniem nawią­za­nia sto­sun­ku pra­cy, z uwa­gi na fakt, że pra­cow­nik roz­po­czął pra­cę wcze­śniej. Spi­sa­ny póź­niej doku­ment sta­no­wi tyl­ko potwier­dze­nie jej warun­ków. Zawar­cie umo­wy o pra­cę w for­mie pisem­nej lub też potwier­dze­nie jej zakre­su naj­póź­niej w dniu roz­po­czę­cia pra­cy sta­no­wi jeden z pod­sta­wo­wych obo­wiąz­ków pra­co­daw­cy, zatem jego nie­do­peł­nie­nie może spo­wo­do­wać roz­wią­za­nie umo­wy o pra­cę bez wypo­wie­dze­nia z winy pra­co­daw­cy na pod­sta­wie art. 55 § 11 k.p.

War­to zauwa­żyć, że może rów­nież wystą­pić sytu­acja, w któ­rej umo­wa o pra­cę jest nie­waż­na, wów­czas taka umo­wa nie stwa­rza żad­nych zobo­wią­zań po stro­nie pra­co­daw­cy, czy też pra­cow­ni­ka. Jed­nak jeże­li pra­co­daw­ca dopu­ści pra­cow­ni­ka do pra­cy na warun­kach nie­waż­nej umo­wy, to taka umo­wa o pra­cę zosta­nie zawar­ta (wyr. SN z 5.11.2003 r., I PK 633/02). Nawią­za­nie sto­sun­ku pra­cy nastą­pi przez zgod­ną wolę stron.

Taka sytu­acja może mieć miej­sce, gdy umo­wę o pra­cę z pra­cow­ni­kiem zawarł prze­wod­ni­czą­cy rady nad­zor­czej nie posia­da­ją­cy odpo­wied­nie­go upo­waż­nie­nia do samo­dziel­ne­go zawie­ra­nia umów o pra­cę z człon­kiem zarzą­du. Nato­miast tryb repre­zen­ta­cji człon­ków rady nad­zor­czej okre­ślo­ny przez regu­la­min tego orga­nu, bez usta­le­nia go uchwa­łą wspól­ni­ków, powo­du­je, że prze­wod­ni­czą­cy rady nad­zor­czej, nie może zawrzeć waż­nej umo­wy o pra­cę.

Nato­miast, jeże­li ist­nie­je roz­bież­ność pomię­dzy pra­co­daw­cą a pra­cow­ni­kiem w kwe­stii tre­ści umo­wy o pra­cę, któ­rej warun­ki nie zosta­ły potwier­dzo­ne w for­mie pisem­nej, pra­cow­nik może wystą­pić z rosz­cze­niem o usta­le­nie nawią­za­nia sto­sun­ku pra­cy. Stro­ny mogą udo­wad­niać zawar­cie umo­wy roż­ny­mi dostęp­ny­mi im dowo­da­mi np. za pomo­cą zeznań świad­ków lub prze­słu­cha­nia stron. Ponad­to pra­cow­nik może rów­nież docho­dzić usta­le­nia tre­ści sto­sun­ku pra­cy, nawet jeże­li rosz­cze­nia mająt­ko­we mają powstać dopie­ro w przy­szło­ści (wyr. SN z 5.12.2002 r., I PKN 629/01).

Zawarcie umowy o pracę przez zgodne zachowanie stron

Pamię­tać nale­ży, że do zawar­cia umo­wy o pra­cę może dojść w spo­sób doro­zu­mia­ny, jeże­li pra­cow­nik za mil­czą­cą zgo­dą pra­co­daw­cy wyko­nu­je pra­cę pod­po­rząd­ko­wa­ną (wyr. SN 11.05.1976 r., sygn. akt I PZP 18/76). Pra­cą pod­po­rząd­ko­wa­ną będzie wyko­ny­wa­nie obo­wiąz­ków pra­cow­ni­czych pod kie­row­nic­twem pra­co­daw­cy albo oso­by wyzna­czo­nej przez nie­go. O zawar­ciu umo­wy o pra­cę w spo­sób doro­zu­mia­ny moż­na mówić, gdy pra­co­daw­ca dopusz­cza pra­cow­ni­ka do pra­cy i pła­ci mu wyna­gro­dze­nie (wyr. SN z 31.08.1977 r., I PRN 112/77). Pod­kre­ślić nale­ży, że samo przy­stą­pie­nie do pra­cy przez pra­cow­ni­ka nie świad­czy o tym, że nawią­za­ny został sto­su­nek pra­cy, gdyż nie prze­są­dza to woli pra­co­daw­cy w tym zakre­sie. Oświad­cze­nie woli o dopusz­cze­niu do pra­cy, rodzi skut­ki praw­ne jeże­li jest doko­na­ne przez oso­bę upraw­nio­ną do dzia­ła­nia w imie­niu pra­co­daw­cy (wyr. SN z 8.10.1987 r., I PRN 47/87).

Jeże­li nato­miast stro­ny pro­wa­dzi­ły roko­wa­nia co do zawar­cia umo­wy o pra­cę, jed­nak nie usta­li­ły istot­nych posta­no­wień umo­wy o pra­cę, o któ­rych mowa w art. 29 § 1 pkt 1 i 2 k.p., w szcze­gól­no­ści nie okre­śli­ły rodza­ju pra­cy, ter­mi­nu jej roz­po­czę­cia i wyna­gro­dze­nia, wów­czas żad­na ze stron nie jest upraw­nio­na do docho­dze­nia zawar­cia umo­wy o pra­cę (na pod­sta­wie art. 390 §2 k.c. w zw. z art. 300 k.p.), gdyż nie zosta­ła zawar­ta umo­wa przed­wstęp­na zobo­wią­zu­ją­ca stro­ny do zawar­cia sto­sun­ku pra­cy (wyr. SN z 10.09.1997 r., I PRN 243/97). Zatem, gdy­by stro­ny usta­li­ły wszyst­kie istot­ne posta­no­wie­nia umo­wy o pra­cę i wspól­nie zgo­dzi­ły się, że taką umo­wę chcą zawrzeć w przy­szło­ści, to moż­li­we było­by docho­dze­nie przed sądem zawar­cia umo­wy przy­rze­czo­nej, któ­ra była przed­mio­tem wcze­śniej­szych usta­leń.

Skutki braku formy pisemnej umowy o pracę

Przy­pu­ść­my zatem, że stro­ny ust­nie umó­wi­ły się co do rodza­ju pra­cy, wyna­gro­dze­nia oraz ter­mi­nu roz­po­czę­cia pra­cy, jed­nak nie usta­li­ły, na jaki czas zosta­nie zawar­ta umo­wa o pra­cę. Stro­ny nie zacho­wa­ły przy tym wyma­ga­nej for­my pisem­nej, a ponad­to pra­co­daw­ca, wbrew swo­je­mu obo­wiąz­ko­wi nie potwier­dził warun­ków zatrud­nie­nia w dniu przy­stą­pie­nia do pra­cy przez pra­cow­ni­ka. Zatem jakie mogą powstać pro­ble­my zwią­za­ne z takim nie­do­mó­wie­niem oraz bra­kiem odpo­wied­niej for­my zawar­tej umo­wy?

War­to zauwa­żyć, że brak spre­cy­zo­wa­nia rodza­ju umo­wy o pra­cę może uza­sad­niać rosz­cze­nie pra­cow­ni­ka, że zawar­ta umo­wa jest na czas nie­okre­ślo­ny. W związ­ku z obo­wią­zu­ją­cą w prze­pi­sach pra­wa pra­cy zasa­dą ochro­ny pra­cow­ni­ka, jeże­li nie da się udo­wod­nić, że pra­co­daw­ca i pra­cow­nik uzgod­ni­li, że umo­wa o pra­cę była zawar­ta na czas okre­ślo­ny, uzna­je się, że zosta­ła zawar­ta na czas nie­okre­ślo­ny. Taki sku­tek nastę­pu­je z uwa­gi, na oko­licz­ność, że jest to naj­ko­rzyst­niej­szy rodzaj umo­wy dla pra­cow­ni­ka. Orzecz­nic­two przyj­mu­je, że w przy­pad­ku bra­ku usta­le­nia rodza­ju umo­wy ist­nie­je domnie­ma­nie praw­ne, że zawar­to umo­wę o pra­cę na czas nie­okre­ślo­ny (wyr. SN z 17.5.1995 r., I PRN 11/95). W związ­ku z powyż­szym, w przy­pad­ku wsz­czę­cia przez pra­cow­ni­ka postę­po­wa­nia sądo­we­go, to pra­co­daw­ca będzie musiał udo­wod­nić, że nie zawie­rał umo­wy na czas nie­okre­ślo­ny.

Dla pra­co­daw­cy usta­le­nie takie­go rodza­ju umo­wy może oka­zać się nie­ko­rzyst­ne z uwa­gi utrud­nio­ną moż­li­wość roz­wią­za­nia sto­sun­ku pra­cy. Nale­ży przy­po­mnieć, że pra­co­daw­ca, chcąc wypo­wie­dzieć umo­wę o pra­cę zawar­tą na czas nie­okre­ślo­ny, będzie musiał podać uza­sad­nio­ną przy­czy­nę zwol­nie­nia. Ponad­to poda­ny powód zwol­nie­nia będzie pod­le­gał kon­tro­li sądo­wej, jeże­li pra­cow­nik zło­ży odwo­ła­nie do sądu pra­cy.

W rezul­ta­cie pra­co­daw­ca nie będzie miał łatwo­ści roz­wią­za­nia sto­sun­ku pra­cy jak np. czy umo­wie na czas okre­ślo­ny, w któ­rej zastrze­żo­no moż­li­wość wypo­wie­dze­nia. Wów­czas wystar­czy sama decy­zja o wypo­wie­dze­niu umo­wy o pra­cę oraz zawia­do­mie­nie o tym we wła­ści­wy spo­sób pra­cow­ni­ka. Powyż­sze nie­do­mó­wie­nie może więc zadzia­łać na nie­ko­rzyść pra­co­daw­cy, lecz na korzyść pra­cow­ni­ka zain­te­re­so­wa­ne­go trwa­niem sto­sun­ku pra­cy.

Nale­ży rów­nież roz­wa­żyć, jakie mogą być kon­se­kwen­cje bra­ku zawar­cia na piśmie kolej­nej umo­wy o pra­cę z tym samym pra­cow­ni­kiem. Jeże­li pra­co­daw­ca nie skła­da oświad­cze­nia co do dal­sze­go trwa­nia umo­wy, taka sytu­acja nie będzie inter­pre­to­wa­na jako wyra­że­nie woli kon­ty­nu­owa­nia zatrud­nie­nia. W tym wypad­ku istot­ne jest usta­le­nie, czy pra­co­daw­ca rze­czy­wi­ście chciał dalej zatrud­niać pra­cow­ni­ka. Jeże­li zaś pra­cow­nik przez kil­ka dni po usta­niu poprzed­nie­go sto­sun­ku pra­cy wyko­nu­je czyn­no­ści pra­cow­ni­cze bez wie­dzy pra­co­daw­cy, nie świad­czy to o zgod­nym zamia­rze stron zawar­cia umo­wy o pra­cę (wyr. SN z 11.04.2000 r., I PKN 575/99). Jeże­li więc pra­co­daw­ca w opi­sy­wa­nym przy­pad­ku nie wyra­ża woli zatrud­nie­nia pra­cow­ni­ka, to nie powsta­je nowy sto­su­nek pra­cy. Gdy­by zaś pra­co­daw­ca był zain­te­re­so­wa­ny dal­szym zatrud­nia­niem pra­cow­ni­ka, powi­nien zawrzeć umo­wę w for­mie pisem­nej, zanim dopu­ści pra­cow­ni­ka do pra­cy, z uwa­gi na domnie­ma­nie, że umo­wa o pra­cę zosta­ła zawar­ta na czas nie­okre­ślo­ny.

Nato­miast, jeże­li stro­ny w tytu­le umo­wy o pra­cę wpi­sa­ły, że jest to umo­wa np. na czas wyko­ny­wa­nia okre­ślo­nej pra­cy, a z jej tre­ści wyni­ka, że jest to umo­wa na czas okre­ślo­ny, to rów­nież wów­czas moż­li­we jest sądo­we pod­wa­że­nie takie­go zapi­su. W tym zakre­sie obo­wią­zu­ją zasa­dy pra­wa pra­cy, według, któ­rych o rodza­ju zawar­tej umo­wy nie decy­du­je ich for­mal­na nazwa tyl­ko rze­czy­wi­sta treść. W ten sam spo­sób, gdy stro­ny zawar­ły umo­wę pod nazwą umo­wy zle­ce­nia, jeże­li jej warun­ki odpo­wia­da­ją warun­kom wyko­ny­wa­nia pra­cy moż­li­we będzie sądo­we usta­le­nie, że jest to umo­wa o pra­cę (wyr. SN z 25 .04.1997 r. sygn. akt II UKN 67/97).

Do istot­nych warun­ków umo­wy o pra­cę zali­cza się rów­nież wymiar cza­su pra­cy czy­li np. cały etat. Jeże­li stro­ny umo­wy o pra­cę nie usta­lą w umo­wie tego wymia­ru, ist­nie­je domnie­ma­nie, że pra­cow­nik został zatrud­nio­ny w peł­nym wymia­rze cza­su pra­cy. Nato­miast jeże­li stro­ny usta­lą wymiar cza­su pra­cy, np. na ¼ eta­tu, nale­ży jed­no­cze­śnie usta­lić roz­kład wyko­ny­wa­nia pra­cy (np. w każ­dy ponie­dzia­łek i pią­tek).

Język, w którym zawarto umowy o pracę

Nale­ży zwró­cić uwa­gę na inną istot­ną kwe­stię tj. język, w któ­rym spo­rzą­dzo­no umo­wę o pra­cę, jeże­li już zosta­nie zawar­ta w for­mie pisem­nej. W tym zakre­sie war­to odnieść się do usta­wy z dnia 7 paź­dzier­ni­ka 1999 r. o języ­ku pol­skim, któ­ra sta­no­wi, że umo­wę o pra­cę spo­rzą­dza się w języ­ku pol­skim (art. 8). Jed­no­cze­śnie umo­wa może zostać spo­rzą­dzo­na w języ­ku obcym, jed­nak inter­pre­ta­cja takiej umo­wy o pra­cę jest doko­ny­wa­na na pod­sta­wie pol­skiej wer­sji umo­wy, o ile pra­cow­nik jest oby­wa­te­lem pol­skim. Umo­wa o pra­cę może być spo­rzą­dzo­na w języ­ku obcym, na wnio­sek oso­by świad­czą­cej pra­cę, wła­da­ją­cej tym języ­kiem, a nie­bę­dą­cej oby­wa­te­lem pol­skim, któ­ra zosta­ła pouczo­na uprzed­nio o pra­wie spo­rzą­dze­nia w języ­ku pol­skim.

Zmiana treści umowy o pracę

Odno­sząc się nato­miast do for­my zmian tre­ści umo­wy o pra­cę, wska­zać nale­ży, że rów­nież powin­ny zostać zawar­te na piśmie. Stro­ny mogą rów­nież zastrzec, że zmia­na warun­ków umo­wy o pra­cę wyma­ga for­my pisem­nej pod rygo­rem nie­waż­no­ści (wyrok SN z 6.03.2003 r. I PK 40/02). Wów­czas jakie­kol­wiek zmia­ny umo­wy o pra­cę są moż­li­we tyl­ko przy zacho­wa­niu zastrze­żo­nej przez stro­ny for­my (wyr. SN z 5.09.1997 r. sygn. akt I PKN 250/97).

Nie­kie­dy jed­nak usta­lo­ny przez stro­ny rygor nie­waż­no­ści w sto­sun­ku do zmian doko­na­nych bez for­my pisem­nej może zostać uzna­ny przez sąd za nie­obo­wią­zu­ją­cy. Tak może się zda­rzyć np. w sytu­acji, w któ­rej dyrek­tor spół­ki, któ­ry mając wpi­sa­ną powyż­szą klau­zu­lę w umo­wie o pra­cę, pobie­rał przez 8 mie­się­cy obni­żo­ne wyna­gro­dze­nie, a uzgod­nie­nie tej kwe­stii nie zosta­ło zawar­te na piśmie. Wów­czas, pomi­mo że taka zmia­na powin­na być uzna­na nie­sku­tecz­ną, to skar­że­nie takiej czyn­no­ści pra­co­daw­cy może zostać uzna­ne przez sąd za nad­uży­cie pra­wa.


Powrót do spe­cja­li­za­cji “Pra­wo pra­cy”

Masz pyta­nia lub wąt­pli­wo­ści?

Zadzwoń

801 50 10 50