Dostarczane przez nas rozwiązania umożliwiają klientom Kancelarii odnoszenie sukcesów.
Udzielenie zamówienia publicznego w trybie negocjacji z ogłoszeniem
Negocjacje z ogłoszeniem to tryb udzielenia zamówienia, w którym, po publicznym ogłoszeniu o zamówieniu, zamawiający zaprasza wykonawców dopuszczonych do udziału w postępowaniu do składania ofert wstępnych niezawierających ceny, prowadzi z nimi negocjacje, a następnie zaprasza ich do składania ofert (art. 54 ustawy z dnia 29.01.2004 r. prawo zamówień publicznych – dalej: „p.z.p.”). Jest to otwarty, konkurencyjny i negocjacyjny tryb udzielania zamówień publicznych. Przesłanki do zastosowania tego trybu zostały enumeratywnie wymienione w art. 55 ust. 1 p.z.p.
Negocjacje z ogłoszeniem są podzielone na cztery etapy. Pierwszym etapem jest tzw. prekwalifikacja, która ma na celu dokonanie oceny wykonawców, czy spełniają oni warunki udziału w postępowaniu oraz wyboru wykonawców do złożenia wstępnych ofert. Powyższa ocena jest dokonywana po złożeniu przez wykonawców wniosków o udzielenie zamówienia publicznego na podstawie ogłoszenia. Drugim etapem jest ocena ofert wstępnych, które zostały złożone na zaproszenie zamawiającego po dokonaniu prekwalifikacji. Jeżeli na tym etapie oferta nie odpowiada specyfikacji istotnych warunków zamówienia zamawiający może odrzucić oferty, które nie odpowiadają tym warunkom. Trzecim etapem jest podjęcie negocjacji z wykonawcami co do przedmiotu zamówienia i warunków umowy. Zamawiający może na tym etapie jeszcze doprecyzować i uzupełnić opis przedmiotu zamówienia i warunki umowy. Ostatnim etapem udzielenia zamówienia publicznego w tym trybie jest dokonanie oceny ostatecznych ofert oraz wyboru najkorzystniejszej oferty.
Warto zauważyć, że w tym trybie udzielenia zamówienia publicznego nie składa się od razu ofert w odpowiedzi na ogłoszenie, tylko wniosek o dopuszczenie do udziału w postępowaniu. Wniosek ten nie jest ofertą w rozumieniu ustawy prawo zamówień publicznych, nie stosuje się zatem odpowiednio przepisów do niego przepisów o ofercie. Zamawiający nie będzie mógł odrzucić wniosku o dopuszczenie do udziału w postępowaniu. Nie spełnienie warunków udziału w postępowaniu spowoduje jego wykluczenie na podstawie art. 24 ust. 1–4 p.z.p.
Do przetargu w trybie negocjacji z ogłoszeniem stosuje się terminy obowiązujące dla przetargu nieograniczonego. Oznacza to, że jeżeli wartość zamówienia jest mniejsza niż kwoty określone w przepisach wydanych na podstawie art. 11 ust. 8 p.z.p. (Rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów w sprawie kwot wartości zamówień oraz konkursów, od których jest uzależniony obowiązek przekazywania ogłoszeń Urzędowi Publikacji Unii Europejskiej z dnia 23.12.2013 r.), zamawiający w ogłoszeniu wyznacza termin składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu, z tym, że termin nie może być krótszy niż 7 dni od dnia zamieszczenia ogłoszenia w Biuletynie Zamówień Publicznych. Wyznaczenie takiego terminu powinno uwzględniać czas niezbędny do przygotowania i złożenia wymaganych dokumentów.
Natomiast jeżeli wartość zamówienia jest równa lub przekracza kwoty określone w przepisach wydanych na podstawie art. 11 ust. 8 p.z.p., termin składania wniosków o dopuszczenie do udziału w przetargu ograniczonym nie może być krótszy niż 30 dni od dnia przekazania ogłoszenia o zamówieniu Urzędowi Publikacji Unii Europejskiej, drogą elektroniczną zgodnie z formą i procedurami wskazanymi na stronie internetowej określonej w dyrektywie lub 37 dni od dnia przekazania ogłoszenia o zamówieniu Urzędowi Publikacji Unii Europejskiej, w inny sposób niż określony powyżej.
Warto również zwrócić uwagę na regulację art. 27 ust. 5 p.z.p., na podstawie której możliwe jest telefoniczne przekazanie informacji o złożeniu wniosku o dopuszczenie do udziału w postępowaniu przed upływem terminu składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu. Wówczas wniosek zostanie uznany za złożony w terminie, jeżeli przed upływem terminu do składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu, został on wysłany w formie pisemnej i zamawiający otrzymał go nie później niż w ciągu 7 dni od dnia upływu terminu składania wniosków.
Jeżeli zachodzi pilna potrzeba udzielenia zamówienia, a wartość zamówienia jest równa lub przekracza kwoty określone w przepisach wydanych na podstawie art. 11 ust. 8 p.z.p., zamawiający może, wyznaczyć krótszy termin składania wniosków o dopuszczenie do udziału w przetargu ograniczonym, jednak nie krótszy niż 10 dni od dnia przekazania ogłoszenia o zamówieniu Urzędowi Publikacji Unii Europejskiej, drogą elektroniczną zgodnie z formą i procedurami wskazanymi na stronie internetowej określonej w dyrektywie lub 15 dni od dnia przekazania ogłoszenia o zamówieniu Urzędowi Publikacji Unii Europejskiej faksem.
Wykonawcy wraz z wnioskiem o dopuszczenie do udziału w postępowaniu są obowiązani złożyć oświadczenie o spełnianiu warunków udziału w postępowaniu, oraz inne dokumenty, jeżeli zamawiający żąda przedłożenia dokumentów potwierdzających spełnianie warunków. Po dokonaniu oceny wniosków zamawiający ma obowiązek niezwłocznie poinformować wykonawców, czy spełnili warunki udziału w postępowaniu oraz o otrzymanych ocenach spełniania tych warunków.
Po rozpatrzeniu wniosków zamawiający ma obowiązek zaproszenia do składania ofert taką liczbę, jaką wskazał w ogłoszeniu. Zatem zamawiający może zaprosić do składania ofert mniejszą liczbę wykonawców, niż liczba złożonych wniosków. Decydującym kryterium jest bowiem liczba złożonych wniosków oraz liczba wykonawców, którzy spełniają warunki do udziału w postępowaniu. Natomiast zamawiający powinien w ogłoszeniu wskazać konkretną liczbę wykonawców, którzy będą zaproszeni do złożenia oferty. Liczba ta może wynosić nie mniej niż trzech – do wartości nieprzekraczającego progu unijnego (określonego aktem wydanym na podstawie art. 11 ust. 8 p.z.p.) oraz nie mniej niż pięciu w postępowaniach równych lub przekraczających ww. próg.
Jeżeli liczba wykonawców, którzy spełniają warunki udziału w postępowaniu jest większa niż określona w ogłoszeniu, zamawiający zaprasza do składania ofert wstępnych wykonawców wyłonionych w sposób obiektywny i niedyskryminacyjny. Zamawiający nie może natomiast zaprosić większej ilości wykonawców niż wskazał w ogłoszeniu. Zaproszeni zostają Ci wykonawcy, którzy otrzymali najwyższe oceny. Opis sposobu wyboru wykonawcy powinien być zawarty w ogłoszeniu. Wykonawca niezaproszony do złożenia oferty będzie uznawany za wykluczonego. W takiej sytuacji znajdą się wykonawcy, którzy będą spełniali warunki udziału w postępowaniu, jednak po dokonaniu oceny przez zamawiającego oraz sporządzeniu rankingu nie zajęli miejsca, które zapewniałoby możliwość otrzymania zaproszenia.
Jeżeli liczba wykonawców, którzy spełniają warunki udziału w postępowaniu, jest mniejsza niż liczba wykonawców podanych w ogłoszeniu, zamawiający jest zobowiązany zaprosić do składania wstępnych ofert wszystkich wykonawców, którzy spełniają warunki udziału. Natomiast każdy z zaproszonych wykonawców musi spełniać warunki dotyczące posiadania uprawnień do wykonywania określonej działalności lub czynności, jeżeli przepisy prawa nakładają obowiązek ich posiadania; posiadać wiedzę i doświadczenie w zakresie zamówienia; dysponować odpowiednim potencjałem technicznym oraz osobami zdolnymi do wykonania zamówienia, a ponadto spełniać warunki dotyczące sytuacji ekonomicznej i finansowej (art. 22 ust. 1 p.z.p.). Nie mogą też podlegać wykluczeniu z postępowania na podstawie art. 24 ust. 1 p.z.p.
Zamawiający wraz z zaproszeniem do składania ofert wstępnych przekazuje specyfikacje istotnych warunków zamówienia (art. 57 ust. 5 p.z.p.). Specyfikacja złożona w powyższym trybie negocjacji z ogłoszeniem nie może zawierać warunków udziału w postępowaniu oraz informacji o dokumentach jakie mają dostarczyć wykonawcy w celu potwierdzenia spełniania warunków. Te dane powinny znaleźć się w ogłoszeniu, a kwalifikacja wykonawców jest dokonywana, gdy są oceniane wnioski. W zaproszeniu do składania ofert zamawiający określa termin związania ofertą, miejsce i termin składania ofert. Należy zauważyć, że wykonawca biorący udział w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego w trybie negocjacji z ogłoszeniem ma interes prawny w żądaniu odrzucenia oferty wstępnej konkurencyjnego wykonawcy (post. KIO z 10.9.2009 r., KIO UZP 1105/09).
Wykonawca po uzyskaniu zaproszenia może złożyć tylko jedną ofertę wstępną, pod rygorem nieważności w formie pisemnej, albo za zgodą zamawiającego w postaci elektronicznej, opatrzoną bezpiecznym podpisem elektronicznym weryfikowanym przy pomocy ważnego kwalifikowanego certyfikatu. W ofertach wstępnych nie podaje się ceny, dlatego podlegają one tylko ocenie formalnej, a nie ocenie na podstawie kryteriów oceny ofert.
Złożona oferta musi odpowiadać wymogom specyfikacji istotnych warunków zamówienia. Natomiast zamawiający może dopuścić złożenie ofert wstępnych wariantowych lub częściowych. Wykonawca może wycofać lub zmienić ofertę wstępną przed upływem terminu do składania ofert. Oferta wstępna złożona po terminie zostanie zwrócona przez zamawiającego. Warto wskazać, że wykonawca nie jest związany ofertą na podstawie art. 85 p.z.p. Związanie ofertą natomiast oznacza, że jest wykonawca jest zobowiązany w okresie związania zawrzeć umowę na warunkach przedstawionych w ofercie.
Oferta wstępna podlega odrzuceniu, jeżeli jest niezgodna z ustawą, nie odpowiada ona treści specyfikacji istotnych warunków zamówienia, złożenie tej oferty jest czynem nieuczciwej konkurencji, została złożona przez wykonawcę, który podlega wykluczeniu z postępowania albo jest nieważna na podstawie odrębnych przepisów (art. 57 ust. 2 p.z.p. w zw. z art. 89 ust. 1 pkt 1–3, 5 i 8).
Natomiast postępowanie może zostać unieważnione, w przypadku gdy nie złożono żadnej oferty niepodlegającej odrzuceniu, tj. wszystkie złożone oferty podlegały odrzuceniu. Ponadto, jeżeli nastąpiła istotna zmiana okoliczności, która spowodowała, że prowadzenie postępowania nie leży już w interesie publicznym, czego nie można było wcześniej przewidzieć, postępowanie również powinno zostać unieważnione. Chodzi o sytuację, w której wykonanie zadania objętego zamówieniem publicznym będzie sprzeczne z interesem publicznym.
Ponadto postępowanie może zostać unieważnione, jeżeli jest obarczone niemożliwą do usunięcia wadą, która uniemożliwia zawarcie niepodlegającej unieważnieniu umowy (art. 57 ust. 2 p.z.p. w zw. z art. 93 ust. 1 pkt 1, 6 i 7 p.z.p.). Wada musi być istotna i niemożliwa do usunięcia. Są sytuacje wskazane w art. 146 ust. 1 p.z.p., a także wszelkie wady, które mają lub mogą mieć wpływ na wynik postępowania, jeżeli są nieusuwalne. Wystąpienie którejkolwiek z powyższych przesłanek powoduje obligatoryjne unieważnienie postępowania.
Następnie zamawiający zaprasza do negocjacji wszystkich wykonawców, którzy złożyli oferty wstępne niepodlegające odrzuceniu, wskazuje jednocześnie termin i miejsce opublikowania ogłoszenia o zamówieniu (art. 58 ust. 1 p.z.p.). Należy podkreślić, iż przepisy nie nakładają na zamawiającego obowiązku w zakresie poinformowania wykonawców, których oferty wstępne zostały odrzucone. Zmawiający prowadzi negocjacje z zaproszonymi wykonawcami, jednak mają one na celu doprecyzowanie lub uzupełnienie opisu przedmiotu zamówienia lub warunków umowy w sprawie zamówienia publicznego. Zatem w ramach negocjacji nie może dojść do istotnych zmian w zakresie zamówienia.
Prowadzone negocjacje mają charakter poufny, a ponadto żadna ze stron nie może bez zgody drugiej strony ujawnić informacji technicznych i handlowych związanych z negocjacjami. W szczególności zamawiający nie może ujawniać informacji uzyskanych w trakcie negocjacji z jednym wykonawcą, innemu wykonawcy. Ten zakaz ma na celu wykluczenie ewentualnej licytacji warunków przedstawionych przez wykonawcę celem udzielenia mu zamówienia.
Po przeprowadzeniu negocjacji z wykonawcami zamawiający może jeszcze doprecyzować lub uzupełnić specyfikację istotnych warunków zamówienia, jednakże wyłącznie w zakresie, w jakim była ona przedmiotem negocjacji. Wprowadzone zmiany nie mogą prowadzić do istotnej zmiany przedmiotu zamówienia lub pierwotnych warunków zamówienia. Skoro zmiany specyfikacji istotnych warunków zamówienia mogą zostać wprowadzone wyłącznie w zakresie jakim prowadzono negocjacje, zatem zmiany mogą mieć na celu jedynie doprecyzowanie lub uzupełnienie opisu przedmiotu zamówienia lub warunków przyszłej umowy w sprawie zamówienia publicznego.
Wskazać należy, że istotną zmianą natomiast mogłaby być taka modyfikacja przedmiotu zamówienia, która poszerzałaby krąg potencjalnych wykonawców, którzy mogliby ubiegać się o zamówienie, jeżeli zostało to wcześniej wskazane. Istotną zmianą będzie również taka, która prowadzi do uniemożliwienia niektórym wykonawcom złożenia oferty po przeprowadzeniu negocjacji. Na podstawie art. 38 ust. 4b p.z.p. zakazane są również takie zmiany specyfikacji istotnych warunków zamówienia, które skutkują zmianą treści ogłoszenia o zamówieniu.
Wskazać również należy, że wydłużenie terminu wykonania zamówienia na etapie negocjacji o około 15% stanowi zmianę prowadzącą do istotnej zmiany pierwotnych warunków zamówienia. Za taką zmianę natomiast nie może być uznana propozycja skrócenia terminu wykonania zamówienia, która mieści się w pojęciu zmiany warunków zamówienia, ale bez istotnej zmiany pierwotnych warunków zamówienia wskazanych w ogłoszeniu o wszczęciu postępowania w trybie negocjacji z ogłoszeniem (wyr. KIO z 2.5.2011 r., KIO 802/11).
Istotną zmianą przedmiotu zamówienia byłaby zmiana dotycząca np. wielkości lub zakresu zamówienia, cech technicznych i jakościowych, wymagań funkcjonalnych. Zmianą pierwotnych warunków zamówienia byłaby modyfikacja dotycząca np. zmiana dotycząca ustanowionych kar umownych, sposobu wykonania zamówienia, warunków wypłaty wynagrodzenia, okresu gwarancji, terminu wykonania zamówienia lub terminów wykonania poszczególnych jego etapów. Jeżeli zamawiający dokona zmiany specyfikacji istotnych warunków zamówienia, po zakończeniu negocjacji, ale przed zaproszeniem do składania ofert, jest zobowiązany poinformować wykonawców przez udostępnienie zmienionej treści specyfikacji. W tym zakresie nie wystarczy przesłanie jedynie dokonanych zmian.
Zamawiający po przeprowadzeniu negocjacji ma obowiązek zaprosić do składania ofert wszystkich wykonawców, którzy brali w nich udział (art. 60 p.z.p.). Zaproszenie do składania ofert jest przekazywane, zgodnie z wyborem zamawiającego: pisemnie, faksem lub drogą elektroniczną (art. 27 ust. 1 p.z.p.). Okoliczność przeprowadzenia negocjacji powinna być zatem odpowiednio udokumentowana. Zaproszenie do składania ofert formalnie kończy etap prowadzenia negocjacji. W zaproszeniu do składania ofert zamawiający wskazuje miejsce i termin do składania ofert, który uwzględnia niezbędny czas do przygotowania i złożenia oferty, jednakże nie może być krótszy niż 10 dni od dnia przekazanie zaproszenia do składnia ofert.
Ponadto zamawiający wskazuje postanowienia odnoszące się do obowiązku wniesienia wadium, które już wcześniej powinny się znaleźć w ogłoszeniu o zamówieniu (art. 48 ust. 2 pkt 9 p.z.p.). Jeśli zamawiający po przeprowadzeniu negocjacji dokonał zmian w specyfikacji istotnych warunków zamówienia, wraz z zaproszeniem przekazuje się zmienioną specyfikację lub zamieszcza się ją na stronie internetowej, jeżeli specyfikacja jest udostępniana na tej stronie. W związku z powyższym, będzie możliwe uzyskanie przez wykonawcę żądanie wyjaśnień co do treści istotnych warunków zamówienia w trybie art. 38 p.z.p.