Jak można wyrazić zgodę na przetwarzanie danych osobowych?

Roz­po­rzą­dze­nie Par­la­men­tu Euro­pej­skie­go i Rady (UE) 2016/679 (dalej: „RODO”) wpro­wa­dza nowe warun­ki, aby wyra­że­nie zgo­dy przez oso­bę fizycz­ną na prze­twa­rza­nie jego danych oso­bo­wych uzna­ne zosta­ło za sku­tecz­ne. Niniej­szym arty­kuł ma na celu dopre­cy­zo­wa­nie, kie­dy wyra­że­nie zgo­dy będzie wywie­ra­ło skut­ki praw­ne na grun­cie obec­nie obo­wią­zu­ją­cych prze­pi­sów o ochro­nie danych osobowych.

RODO wyma­ga, aby prze­twa­rza­nie danych oso­bo­wych nastę­po­wa­ło zgod­nie z pra­wem i rze­tel­nie. Nad­to prze­twa­rza­nie takie win­no być przej­rzy­ste dla oso­by, któ­rej dane dotyczą.

Oso­by fizycz­ne win­ny być świa­do­me, że doty­czą­ce ich dane oso­bo­we są zbie­ra­ne, wyko­rzy­sty­wa­ne bądź w jaki­kol­wiek inny spo­sób przetwarzane.

Wszel­kie infor­ma­cje oraz komu­ni­ka­ty powin­ny być łatwo dostęp­ne i zro­zu­mia­łe, jak rów­nież sfor­mu­ło­wa­ne pro­stym i jasnym językiem. 

Zgoda podstawą do przetwarzania danych osobowych

Prze­twa­rza­niem danych oso­bo­wych jest ope­ra­cja lub zestaw ope­ra­cji wyko­ny­wa­nych na danych oso­bo­wych (zbie­ra­nie, prze­cho­wy­wa­nie, usu­wa­nie itp.).

Zgo­da jest obok takich oko­licz­no­ści jak m. in. nie­zbęd­ność do wyko­na­nia umo­wy, obo­wiąz­ku praw­ne­go, zada­nia publicz­ne­go czy praw­nie uza­sad­nio­ne­go inte­re­su admi­ni­stra­to­ra pod­sta­wą do prze­twa­rza­nia danych oso­bo­wych zgod­nie z prawem. 

Zgo­da może być w każ­dej chwi­li wyco­fa­na. To na admi­ni­stra­to­rze cią­ży obo­wią­zek zapew­nie­nia, aby wyco­fa­nie zgo­dy było tak łatwe jak jej wyra­że­nie (np. jeże­li zosta­ła wyra­żo­na ust­nie, rów­nież ust­nie może być odwołana).

RODO wyma­ga, iż zgo­da nie może sta­no­wić waż­nej pod­sta­wy praw­nej prze­twa­rza­nia danych oso­bo­wych, gdy ist­nie­je brak rów­no­wa­gi mię­dzy oso­bą, któ­rej dane doty­czą a administratorem.

Forma wyrażenia zgody na przetwarzanie danych osobowych

Zgod­nie z defi­ni­cją wpro­wa­dzo­ną w RODO zgo­da to dobro­wol­ne i kon­kret­ne oraz świa­do­me i jed­no­znacz­ne oka­za­nie woli. Wyra­że­nie woli może nastę­po­wać zarów­no w for­mie oświad­cze­nia, jak rów­nież w spo­sób doro­zu­mia­ny (wyraź­ne dzia­ła­nie oso­by, któ­re potwier­dza wyra­że­nie przez nią zgo­dy). Z for­mą doro­zu­mia­ną mamy do czy­nie­nia, gdy oso­ba, któ­rej dane doty­czą pod­ję­ła czyn­ność jed­no­znacz­nie okre­śla­ją­cą jej wolę (np. wysła­nie CV na ogło­sze­nie rekrutacyjne). 

RODO pre­cy­zu­je, iż mil­cze­nie lub nie­pod­ję­cie dzia­ła­nia nie ozna­cza­ją wyra­że­nia zgody. 

Prze­pi­sy Roz­po­rzą­dze­nia pre­cy­zją, iż w przy­pad­ku pisem­ne­go oświad­cze­nia o wyra­że­niu zgo­dy, musi ona być wyraź­nie odróż­nial­na od innych kwe­stii zawar­tych w takim oświad­cze­niu. Nad­to, win­no to nastę­po­wać w zro­zu­mia­łej i łatwo dostęp­nej for­mie oraz sfor­mu­ło­wa­ne pro­stym i zro­zu­mia­łym językiem.

Dziecko a wyrażenie zgody na przetwarzanie danych osobowych

Wyra­że­nie zgo­dy przez dziec­ko może być uzna­ne za waż­ne, jeże­li zosta­ną speł­nio­ne poniż­sze warunki:

1. wiek dziec­ka – ukoń­czo­ne 16 lat;
2. zgo­da wyra­żo­na w ramach usług spo­łe­czeń­stwa informacyjnego

Jeże­li więc dziec­ko nie ukoń­czy­ło 16 lat, wyma­ga­na jest zgo­da rodzi­ca lub oso­by spra­wu­ją­cej opie­kę nad dzieckiem.

Pań­stwa człon­kow­skie mogą prze­wi­dzieć niż­szą gra­ni­cę wie­ko­wą, któ­ra musi wyno­sić co naj­mniej 13 lat.

Usłu­ga spo­łe­czeń­stwa infor­ma­cyj­ne­go to usłu­ga świad­czo­na elek­tro­nicz­nie na odle­głość (w pol­skim usta­wo­daw­stwie zna­na pod nazwą usług świad­czo­nych dro­gą elektroniczną). 

Wykazanie wyrażenia zgody

Admi­ni­stra­tor zobo­wią­za­ny jest do wyka­za­nia, iż wyra­że­nie zgo­dy na prze­twa­rza­nie danych oso­bo­wych nastąpiło.

W zakre­sie zgód zbie­ra­nych w for­mie pisem­nej ist­nie­je obo­wią­zek ich archiwizowania. 

W przy­pad­ku zgód zbie­ra­nych w for­mie ust­nej, np. za pomo­cą roz­mo­wy tele­fo­nicz­nej roz­mo­wa taka win­na być jed­nak nagry­wa­na. Fakt nagry­wa­nia roz­mo­wy musi być jed­nak oso­bie tej przekazana. 

W przy­pad­ku bra­ku moż­li­wo­ści wyka­za­nia wyra­że­nia zgo­dy na admi­ni­stra­to­ra mogą zostać nało­żo­ne admi­ni­stra­cyj­ne kary pieniężne.

Podsumowanie

Pod­su­mo­wu­jąc nale­ży wska­zać, iż jed­ną z pod­staw prze­twa­rza­nia danych oso­bo­wych zgod­nie z RODO jest zgo­da. Może ona być wyra­żo­na zarów­no w for­mie wyraź­ne­go oświad­cze­nia (ust­ne­go bądź pisem­ne­go), jak rów­nież w spo­sób doro­zu­mia­ny. Musi ona rów­nież speł­niać wyma­ga­nia okre­ślo­ne prze­pi­sa­mi Roz­po­rzą­dze­nia, gdyż w prze­ciw­nym razie zgo­da sta­no­wią­ca naru­sze­nie RODO nie jest wią­żą­ca (nie może sta­no­wić waż­nej pod­sta­wy prze­twa­rza­nia danych osobowych).

Powrót do spe­cja­li­za­cji — Szko­le­nie RODO