Kiedy można wprowadzić w firmie monitoring wizyjny?

Jed­ną z form prze­twa­rza­nia danych oso­bo­wych ure­gu­lo­wa­nych w Roz­po­rzą­dze­niu Par­la­men­tu Euro­pej­skie­go i Rady (UE) 2016/679, zna­nym rów­nież jako „RODO” jest moni­to­ring wizyj­ny. Pol­ski usta­wo­daw­ca, korzy­sta­jąc z upraw­nie­nia zawar­te­go w prze­pi­sach Roz­po­rzą­dze­nia wpro­wa­dził unor­mo­wa­nia sek­to­ro­we w zakre­sie moni­to­rin­gu wizyj­ne­go w pla­ców­kach oświa­to­wych, jed­nost­kach publicz­nych oraz w zakła­dach pra­cy. Poni­żej prze­pro­wa­dzi­my ana­li­zę moż­li­wo­ści wpro­wa­dze­nia moni­to­rin­gu przez pracodawców.

Wizerunek danymi osobowymi

Dany­mi oso­bo­wy­mi, zgod­nie z RODO są wszel­kie infor­ma­cje o ziden­ty­fi­ko­wa­nej lub moż­li­wej do ziden­ty­fi­ko­wa­nia oso­bie fizycz­nej, tj. imię i nazwi­sko, numer iden­ty­fi­ka­cyj­ny, dane o loka­li­za­cji itp.

Prze­twa­rza­niem danych oso­bo­wych jest nato­miast ope­ra­cja lub zestaw ope­ra­cji na nich wyko­ny­wa­nych, do któ­rych nale­ży m. in. zbie­ra­nie, utrwa­la­nie, prze­cho­wy­wa­nie, pobie­ra­nie, prze­glą­da­nie, wyko­rzy­sty­wa­nie itp.

Moni­to­ring wizyj­ny prze­twa­rza dane oso­bo­we osób znaj­du­ją­cych się w jego zasię­gu poprzez reje­stro­wa­nie w szcze­gól­no­ści wize­run­ków tych osób, cech szcze­gól­nych czy nume­rów iden­ty­fi­ka­cyj­nych (np. nume­ry tablic reje­stra­cyj­nych, nume­ry iden­ty­fi­ka­to­rów służ­bo­wych itp.).

Zgod­nie z orzecz­nic­twem wyda­nym na pod­sta­wie prze­pi­sów obo­wią­zu­ją­cych przed wej­ściem w życie RODO, któ­re nie stra­ci­ło na swej aktu­al­no­ści rów­nież w obec­nym sta­nie praw­nym, za wize­ru­nek uzna­je się przed­sta­wie­nie danej oso­by w for­mie obra­zu, foto­gra­fii, jak rów­nież zapi­sa­nie wize­run­ku na mate­ria­le wideo pocho­dzą­cym z monitoringu.

Podstawa prawna do wprowadzenia monitoringu wizyjnego

Zgod­nie z prze­pi­sa­mi RODO prze­twa­rza­nie danych oso­bo­wych będzie uzna­ne za zgod­ne z prze­pi­sa­mi, jeże­li prze­twa­rza­nie jest nie­zbęd­ne do celów wyni­ka­ją­cych z praw­nie uza­sad­nio­nych inte­re­sów admi­ni­stra­to­ra, któ­rym na tle niniej­sze­go arty­ku­łu jest pracodawca.

RODO w jed­nym ze swych moty­wów pre­cy­zu­je, iż praw­nie uza­sad­nio­ny inte­res może ist­nieć, gdy zacho­dzi pewien istot­ny rodzaj powią­za­nia mię­dzy oso­bą, któ­rej dane doty­czą, a admi­ni­stra­to­rem (np. rela­cja klient – klient, pra­co­daw­ca — pracownik).

Nale­ży jed­no­cze­śnie pamię­tać, iż na pod­sta­wę praw­nie uza­sad­nio­ne­go inte­re­su admi­ni­stra­to­ra nie mogą powo­ły­wać się orga­ny publicz­ne w ramach reali­za­cji swo­ich zadań. Orga­ny te win­ny dzia­łać wyłącz­nie w ramach upraw­nień nada­nych im przez unor­mo­wa­nia ustawowe.

Zgod­nie z nowe­li­za­cją wpro­wa­dzo­ną do Kodek­su pra­cy, pra­co­daw­ca może wpro­wa­dzić moni­to­ring wizyj­ny, jeże­li jest to nie­zbęd­ne do:

1. zapew­nie­nia bez­pie­czeń­stwa pra­cow­ni­ków lub 
2. ochro­ny mie­nia lub 
3. kon­tro­li pro­duk­cji lub 
4. zacho­wa­nia w tajem­ni­cy infor­ma­cji, któ­rych ujaw­nie­nie mogło­by nara­zić pra­co­daw­cę na szkodę.

Nad­to, nale­ży pamię­tać o zasa­dzie ogól­nej ure­gu­lo­wa­nej w Roz­po­rzą­dze­niu, jaką jest zasa­da mini­ma­li­za­cji. Ozna­cza to, że wpro­wa­dze­nie moni­to­rin­gu wizyj­ne­go w jed­nym z celów wyżej wska­za­nym będzie zasad­ne wyłącz­nie wte­dy, gdy cele te nie mogą zostać osią­gnię­te w inny spo­sób (w spo­sób mniej inge­ru­ją­cy w pry­wat­ność osób, któ­rych dane oso­bo­we są prze­twa­rza­ne przez administratora).

Co wię­cej, celem wpro­wa­dze­nia moni­to­rin­gu nie może być obję­te bada­nie efek­tyw­no­ści pra­cy pracowników.

Ograniczenia we wprowadzeniu monitoringu

Pra­co­daw­ca nie może umiesz­czać kamer moni­to­rin­gu w nastę­pu­ją­cych pomieszczeniach: 

1. pomiesz­cze­niach sanitarnych;
2. szat­niach;
3. sto­łów­kach;
4. palar­niach;
5. pomiesz­cze­niach udo­stęp­nia­nych zakła­do­wej orga­ni­za­cji związkowej.

Wska­za­ne wyżej ogra­ni­cze­nie nie znaj­dzie zasto­so­wa­nia, jeże­li sto­so­wa­nie moni­to­rin­gu w ww. pomiesz­cze­niach jest nie­zbęd­ne do reali­za­cji celu, dla któ­re­go został on wpro­wa­dzo­ny (np. dla celów bez­pie­czeń­stwa) i nie naru­szy to god­no­ści oraz innych dóbr oso­bi­stych pra­cow­ni­ka (np. brak moż­li­wo­ści roz­po­zna­nia osób).

Zasady przechowywania nagrań z monitoringu

Nagra­nia z moni­to­rin­gu wizyj­ne­go pra­co­daw­ca może prze­cho­wy­wać wyłącz­nie przez okres nie prze­kra­cza­ją­cy 3‑miesięcy od dnia nagra­nia. Jest to okres mak­sy­mal­ny, jaki prze­wi­dział pol­ski usta­wo­daw­ca. Nie­mniej jed­nak, mając na uwa­dze zasa­dy ogól­ne RODO, okres ten winien być mini­ma­li­zo­wa­ny do nie­zbęd­ne­go cza­su, kie­dy nagra­nia takie są nie­zbęd­ne pra­co­daw­cy. Jeże­li zatem nagra­nia takie w danym sta­nie fak­tycz­nym będą wyko­rzy­sty­wa­ne przez krót­szy okres, np. 2 tygo­dnie, pra­co­daw­ca po okre­sie ich przy­dat­no­ści (np. po dwóch tygo­dniach) winien je usu­nąć w spo­sób trwa­ły (unie­moż­li­wia­ją­cy ponow­ne odtworzenie).

W przy­pad­ku jed­nak, gdy nagra­nia takie sta­no­wią dowód w postę­po­wa­niu pro­wa­dzo­nym na pod­sta­wie pra­wa (np. postę­po­wa­nie kar­ne prze­ciw­ko pra­cow­ni­ko­wi) lub pra­co­daw­ca powziął wia­do­mość, iż mogą one sta­no­wić dowód w postę­po­wa­niu (np. zgło­sze­nie moż­li­wo­ści popeł­nie­nia prze­stęp­stwa), ter­min prze­cho­wy­wa­nia nagrań z moni­to­rin­gu ule­ga prze­dłu­że­niu do cza­su pra­wo­moc­ne­go zakoń­cze­nia takie­go postępowania.

Inne obowiązki pracodawcy

Aby pra­co­daw­ca mógł sto­so­wać moni­to­ring w swo­im zakła­dzie pra­cy, cele, zakres oraz spo­sób jego zasto­so­wa­nia win­ny być wpro­wa­dzo­ne do ukła­du zbio­ro­we­go pra­cy lub regu­la­mi­nu pra­cy, jeże­li są one wpro­wa­dzo­ne u pra­co­daw­cy. W innych oko­licz­no­ściach pra­co­daw­ca winien poin­for­mo­wać pra­cow­ni­ków o sto­so­wa­niu moni­to­rin­gu poprzez obwiesz­cze­nie w miej­scu pra­cy, nie póź­niej niż 2 tygo­dnie przed jego uru­cho­mie­niem. W przy­pad­ku nowych pra­cow­ni­ków, obo­wią­zek infor­ma­cyj­ny obo­wią­zu­je przed dopusz­cze­niem ich do pra­cy – w for­mie pisemnej.

Nad­to, pra­co­daw­ca obo­wią­za­ny jest do ozna­cze­nia pomiesz­cze­nia i tere­nu moni­to­ro­wa­ne­go nie póź­niej niż jeden dzień przed jego uru­cho­mie­niem. Ozna­cze­nia takie powin­ny być widocz­ne oraz umiesz­czo­ne w spo­sób trwa­ły. Zgod­nie ze sta­no­wi­skiem Urzę­du Ochro­ny Danych Oso­bo­wych nie­wy­star­cza­ją­cym jest ozna­cze­nie obsza­ru obję­te­go moni­to­rin­giem wyłącz­nie piktogramami.

Podsumowanie

Pod­su­mo­wu­jąc, nale­ży wska­zać, iż sto­so­wa­nie moni­to­rin­gu wizyj­ne­go u pra­co­daw­cy win­no być uza­sad­nio­ne i posia­dać pod­sta­wę w prze­pi­sach RODO. Naj­częst­szą z pod­staw będzie oko­licz­ność, iż prze­twa­rza­nie danych oso­bo­wych w wyko­rzy­sta­niem obra­zu (nie­do­zwo­lo­ne jest bowiem nagry­wa­nie obra­zu i dźwię­ku) jest nie­zbęd­ne do celów wyni­ka­ją­cych z praw­nie uza­sad­nio­nych inte­re­sów admi­ni­stra­to­ra. Pol­ski usta­wo­daw­ca dopre­cy­zo­wał, iż moni­to­ring wizyj­ny wpro­wa­dzo­ny może zostać m. in. w celach bez­pie­czeń­stwa czy ochro­ny mie­nia. Celem tym nie może być jed­nak chęć kon­tro­li efek­tyw­no­ści pra­cy pracowników.

Powrót do spe­cja­li­za­cji — Szko­le­nie RODO