Pracownik naruszający zasady porządku pracy powinien liczyć się z konsekwencjami swoich działań i możliwością nałożenia na niego kar porządkowych wymienionych w przepisach kodeksu pracy, w tym również kary pieniężnej. Jakie zatem przewinienia pracownika powodują powstanie przesłanek uzasadniających uruchomienie procedury nałożenia kary porządkowej? Według jakich zasad powinien postępować pracodawca przy stosowaniu kar?
Zasady odpowiedzialności porządkowej
W pierwszej kolejności należy zaznaczyć, że odpowiedzialność porządkowa pracowników powstaje w związku z naruszeniem określonych obowiązków pracowniczych, nie natomiast za naruszenie jakiegokolwiek obowiązku. Zatem powstanie odpowiedzialności porządkowej warunkuje naruszenie zasad organizacji i porządku pracy, przepisów bezpieczeństwa i higieny pracy oraz przepisów przeciwpożarowych, a także przyjętego sposobu potwierdzania przybycia i obecności w pracy oraz usprawiedliwiania nieobecności w pracy. Za nieprzestrzeganie ww. obowiązków pracodawca może nałożyć na pracownika karę upomnienia lub nagany.
Naruszenie zasad ustalonej organizacji i porządku będzie obejmowało przede wszystkim obowiązek stosowania się do ustalonego u pracodawcy czasu pracy, czyli np. nieusprawiedliwione spóźnianie się do pracy, samowolne opuszczanie pracy, wykonywanie w godzinach pracy czynności z nią niezwiązanych, niestosowanie określonej ustalonej formy potwierdzania obecności w pracy, a także niewłaściwe zachowanie w stosunku do przełożonych, podwładnych lub współpracowników. Ponadto naruszeniem organizacji pracy będzie również uchybienie w stosunku do obowiązujących aktów wewnątrzzakładowych tj. układu zbiorowy pracy, czy też regulaminu pracy.
Następnie pracodawca może stosować również karę pieniężną za nieprzestrzeganie przez pracownika przepisów bezpieczeństwa i higieny pracy lub przepisów przeciwpożarowych oraz opuszczenie pracy bez usprawiedliwienia, stawienie się do pracy w stanie nietrzeźwości lub za spożywanie alkoholu w czasie pracy. Warto przy tym zauważyć, że odpowiedzialność porządkowa pracownika jest zasadniczo odpowiedzialnością za niewykonanie lub nienależyte wykonanie zobowiązania, czyli obowiązków pracowniczych, jednakże powstaje ona w oderwaniu od okoliczności, czy pracownik swoim zachowaniem wyrządził pracodawcy szkodę.
Zasady stosowania kar porządkowych
Pracodawca może stosować kary porządkowe tylko i wyłącznie wymienione powyżej, nie może natomiast rozszerzać tego katalogu o innego rodzaju kary. Wskazać bowiem należy, że przepisy dotyczące odpowiedzialności porządkowej mają charakter bezwzględnie obowiązujący, tak więc nie jest możliwe ich umowne ograniczenie lub też wyłączenie, czy ewentualne ich rozszerzenie. W ten sposób pracodawca, który stosuje kary niewymienione przepisami prawa dopuszcza się wykroczenia przeciwko prawom pracownika i podlega karze grzywny od 1.000 zł do 30.000 zł.
Podkreślenia wymaga okoliczność, że kara pieniężna może być stosowana tylko w określonych przypadkach. Zatem może być ona nałożona jedynie za naruszenie przepisów przeciwpożarowych oraz opuszczenie pracy bez usprawiedliwienia, a także za stawienie się w pracy w stanie nietrzeźwości lub spożywanie alkoholu. Przy tym kara pieniężna za jedno przekroczenie lub jeden dzień nieusprawiedliwionej nieobecności nie może być wyższa od jednodniowego wynagrodzenia pracownika. Łącznie kary pieniężne nie mogą przekraczać 10% wynagrodzenia pracownika, jakie pozostało mu po dokonaniu potrąceń na podstawie przedstawionych przez wierzycieli tytułów wykonawczych oraz zaliczek pieniężnych udzielonych pracownikowi. Kara w wysokości jednodniowego wynagrodzenia za pracę może być nałożona za każdy dzień nieusprawiedliwionej nieobecności w pracy.
Wskazać należy, że kara ma za zadanie spełnienie funkcji wychowawczej, zatem jej zastosowanie zależy od woli pracodawcy. Przesłanką odpowiedzialności pracownika jest natomiast wina w spowodowaniu naruszenia ww. obowiązków pracowniczych. Może być to wina umyślna, która z reguły będzie występować, lub też wina nieumyślna. Orzecznictwo wskazuje, że wymierzenie kary upomnienia jest możliwe nawet w przypadku niewielkiego stopnia winy. Ponadto jak wskazują przepisy kodeksu pracy, przy stosowaniu kary bierze się pod uwagę w szczególności rodzaj naruszenia obowiązków pracowniczych, następnie stopień winy pracownika oraz jego dotychczasowy stosunek do pracy .
Zauważyć również należy, że pracodawca nie musi nakładać kary porządkowej, gdyż jest to jego prawo, nie natomiast obowiązek. Podobnie ma on możliwość uchylenia nałożonej kary porządkowej w każdym czasie. Przy nakładaniu kary porządkowej pracodawca nie jest również w żaden sposób zobowiązany do stopniowania kar, wówczas pracownik, który nie był nigdy karany może być ukarany albo karą pieniężną albo karą nagany, zależnie od tego jak pracodawca ocenia wagę naruszenia obowiązków.
Terminy do nałożenia kary porządkowej
Zgodnie z przepisami kodeksu pracy kara porządkowa nie może być zastosowana już po upływie 2 tygodni od powzięcia wiadomości o naruszeniu obowiązku pracowniczego i po upływie 3 miesięcy od dopuszczenia się tego naruszenia. Przed zastosowaniem kary pracodawca powinien wysłuchać pracownika. Jeżeli z powodu nieobecności pracownika nie można tego zrobić, bieg dwutygodniowego terminu nie rozpoczyna się, a rozpoczęty ulega zawieszeniu do dnia stawienia się pracownika w pracy .
Powyższe oznacza, że gdy powstaje sytuacja, w której pracodawca nie zdołał wysłuchać pracownika np. w ciągu 5 dni od dnia naruszenia, następnie pracownik poszedł na urlop, to na czas tego urlopu bieg dwutygodniowego terminu ulega zawieszeniu, aż do dnia powrotu pracownika z urlopu. Wówczas pozostałe 9 dni terminu zacznie biec dopiero od momentu powrotu pracownika do pracy. Jednak, jeżeli pracownik jest nieobecny i pracodawca nie może go wysłuchać, to po upływie 3 miesięcy od chwili popełnienia czynu rodzącego odpowiedzialność porządkową, zawsze nastąpi przedawnienie karalności.
Taki sam skutek nastąpi, jeżeli pracodawca dowie się o nagannym zachowaniu pracownika dopiero po upływie 3 miesięcy od dnia takiego zdarzenia. Zatem w każdym przypadku niedotrzymania dwutygodniowego terminu do nałożenia kary oraz po upływie trzech miesięcy od dnia naruszenia obowiązku przez pracownika, nie będzie możliwe ukaranie pracownika, niezależnie od okoliczności czy pracodawca wiedział lub nie wiedział o naruszeniu obowiązków porządkowych przez pracownika.
Obowiązek wysłuchania pracownika przed nałożeniem kary
Wskazać należy, że obowiązku wysłuchania pracownika nie należy rozumieć jako konieczności przeprowadzenia tylko i wyłącznie rozmowy, ponieważ chodzi tak naprawdę o realną możliwość wypowiedzenia się pracownika odnośnie stawianych mu zarzutów. Zatem możliwe jest również, że pracownik odniesie się do uwag pracodawcy na piśmie. Jednocześnie, jeżeli pracownik mimo umożliwieniu mu złożenia wyjaśnień kilkakrotnie odmówił skorzystania z tej możliwości, nie można mówić, iż pracodawca narusza wspomnianą zasadę o obowiązku wysłuchania pracownika.
Ponadto warto zaznaczyć, że pracownika wysłuchać powinna osoba upoważniona do nałożenia kary porządkowej. Jednakże nie zostanie naruszona zasada wysłuchania, gdy czynność ta zostanie wykonana przez osobę wyznaczoną do tego przez pracodawcę, która jest inną osobą, niż uprawniona do wymierzenia kary porządkowej.Wskazać również należy, że do celów dowodowych warto sporządzić protokół z wysłuchania pracownika. Natomiast brak przeprowadzenia wysłuchania pracownika przed nałożeniem kary porządkowej będzie stanowić uchybienie proceduralne, które może spowodować, że po wyczerpaniu trybu sprzeciwu u pracodawcy, pracownik zażąda uchylenia kary porządkowej przez sąd.
Ukaranie karą porządkową
Pracodawca ma obowiązek zawiadomienia pracownika na piśmie o zastosowaniu kary, wskazując rodzaj naruszenia obowiązków pracowniczych i datę dopuszczenia się tego naruszenia. Pracodawca musi też zawiadomić pracownika o prawie do zgłoszenia sprzeciwu i wskazać termin do jego wniesienia. Odpis tego pisma powinien zostać włożony do akt pracowniczych. W powyższej kwestii Sąd Najwyższy wskazuje, że obowiązek zachowania formy pisemnej dotyczy tylko zawiadomienia pracownika o udzieleniu kary porządkowej, a nie jej nałożenia. Z powyższego wynika stanowisko, że samo nałożenie kary może nastąpić w formie ustnej, natomiast zawiadomienie pracownika o nałożeniu tej kary powinno nastąpić pisemnie.
Odnosząc się natomiast do skutków ukarania, wskazać należy, że dniem ukarania jest dzień, w którym pracownik został zawiadomiony o ukaraniu, nie natomiast dzień, w którym pracodawca podjął decyzję w tym przedmiocie. Konieczne jest również zachowanie formy pisemnej do zastosowania omawianych kar porządkowych. Zatem kara tylko zakomunikowana w inny sposób np. ustnie, nie będzie formalnie istnieć. Zgodnie z doktryną w taki sam sposób należy traktować brak w aktach osobowych odpisu zawiadomienia o nałożeniu kary, co spowoduje przyjęcie, że pracownik nie został ukarany. Warto również zauważyć, że ustne upomnienie nie będzie również karą porządkową, może być ono adresowane do pracownika w ramach normalnego kierowania procesem pracy.
Zawiadomienie o nałożeniu kary musi zawierać wskazanie o rodzaju naruszenia obowiązków pracowniczych oraz datę dopuszczenia się przez pracownika naruszenia oraz informację o prawie do zgłoszenia sprzeciwu i terminie do jego wniesienia. Natomiast brak podania w zawiadomieniu pracownika wyraźnego sposobu i daty naruszenia obowiązku pracowniczego może zostać potraktowany jako bezprawność w stosowaniu kary porządkowej. Konieczne jest zatem precyzyjne określenie konkretnego czynu pracownika, który podlega ukaraniu.
Ponadto zgodnie z powyższymi zasadami, konieczne jest pouczenie pracownika o prawie do zgłoszenia sprzeciwu i terminie jego wniesienia. Natomiast widoczne jest, że przepis wyraźnie nie nakłada obowiązku informowania pracownika o zasadach i terminie do wniesienia powództwa o uchylenie kary porządkowej. Jeżeli zaś zawiadomienie pracownika nie zawiera wszystkich ww. elementów to nie będziemy mieli do czynienia ze skutecznym ukaraniem pracownika. W ten sposób w prawnym znaczeniu pracownik nie zostanie powiadomiony, nie będzie więc biegł termin do złożenia sprzeciwu. Jeżeli natomiast pracownik odmówi przyjęcia pisma wiedząc, że zawiera informację o ukaraniu jest równoznaczne z zawiadomieniem o zastosowaniu kary porządkowej.
Co ciekawe, zgodnie ze stanowiskiem doktryny niepouczenie lub też dokonanie nieprawidłowego pouczenia o prawie i terminie do zgłoszenia sprzeciwu powoduje, że może być on zgłoszony w każdym czasie. W rezultacie pracownika nie dotkną ujemne skutki braku poinformowania przez pracodawcę o terminach do składania sprzeciwu oraz ewentualnego pozwu. Warto również zauważyć, że orzecznictwo również dopuszcza możliwość uznania tego samego czynu za podstawę do wypowiedzenia umowy o pracę bez względu na to, czy uchybienie obowiązków pracowniczych było zawinione umyślnie, czy też nieumyślnie.
Reasumując, przepisy prawa pracy ustanawiają trzy etapy postępowania, których zachowanie właściwej kolejności będzie decydowało o prawidłowym przeprowadzeniu postępowania w sprawie ukarania pracownika. W pierwszej kolejności po nagannym zachowaniu pracownika konieczne jest jego wysłuchanie, następnie podjęcie przez pracodawcę decyzji o zastosowaniu kary, potem zaś zawiadomienie pracownika na piśmie o zastosowanej karze ze wskazaniem rodzaju naruszenia obowiązku pracowniczego i daty jego popełnienia wraz z pouczeniem o możliwości wniesienia sprzeciwu.
Naruszenie zasad stosowania kary porządkowej
Co dzieje się, gdy pracodawca uchybi wymogom procedury nakładania kary porządkowej? Wskazać należy, że jeżeli zastosowanie kary nastąpiło z naruszeniem przepisów prawa, pracownik może w ciągu 7 dni od dnia zawiadomienia go o ukaraniu wnieść sprzeciw do pracodawcy. Następnie pracodawca decyduje czy uwzględnić, czy też odrzucić sprzeciw po rozpatrzeniu stanowiska zakładowej organizacji związkowej.
Pracodawca jest bowiem zobowiązany poddać sprzeciw do opinii zakładowej organizacji związkowej reprezentującej pracownika, który wniósł sprzeciw. Opinia organizacji związkowej nie jest wiążąca dla pracodawcy oraz po jej zasięgnięciu opinii pracodawca samodzielnie podejmuje decyzję, co do rozpatrzenia sprzeciwu wniesionego przez pracownika. W sytuacji, gdy u danego pracodawcy nie działa zakładowa organizacja związkowa lub gdy pracownik nie jest zrzeszony i nie wskaże organizacji związkowej, która podjęłaby się obrony jego praw, wówczas pracodawca nie będzie miał obowiązku poddawania sprzeciwu takiej konsultacji związkowej. Jednocześnie pominięcie przez pracodawcę ww. konsultacji związkowej, w okolicznościach, gdy istnieje taki obowiązek, będzie stanowić podstawę do wniesienia powództwa o uchylenie kary porządkowej przez sąd pracy.
W ciągu 14 dni od dnia wniesienia sprzeciwu przez pracownika pracodawca powinien się do niego ustosunkować. Brak odrzucenia sprzeciwu w tym terminie będzie oznaczać jego uwzględnienie. Przepisy nie wskazują natomiast w jakiej formie musi być złożony sprzeciw, zatem możliwe jest wniesienie go również ustnie. Jednakże do celów dowodowych korzystniejsze będzie złożenie sprzeciwu na piśmie. Jeżeli pracownik przekroczy termin do złożenia sprzeciwu, to pracodawca odrzuci ten środek odwoławczy, bez merytorycznego rozpatrzenia.
Po wyczerpaniu przez pracownika procedury sprzeciwu od nałożonej kary porządkowej, może on w ciągu 14 dni od dnia zawiadomienia go o odrzuceniu sprzeciwu, wystąpić do sądu pracy o uchylenie zastosowanej kary. Warto podkreślić, że pracownik nie ma możliwości dochodzenia uchylenia kary na drodze sądowej dopóki nie zastosuje omawianego trybu odwoławczego u pracodawcy. Jeżeli pracownik złoży pozew, a nie złożył on wcześniej sprzeciwu, to sąd potraktuje pozew jak sprzeciw i przekaże go pracodawcy.
Ponad powyższe podkreślić należy, że po upływie terminu do wniesienia pozwu (14 dni), wygasa prawo pracownika do żądania uchylenia kary na drodze sądowej. Przy tym ważne jest, że sąd bierze pod uwagę z urzędu upływ terminu do wystąpienia z powództwem, nie natomiast na zarzut postawiony przez pozwanego pracodawcę. Jednocześnie terminu do wniesienia powództwa nie można przywrócić zatem nie ma możliwości usprawiedliwienia opóźnienia w złożeniu pozwu.
Istotne jest również, że sąd pracy, który rozpatruje sprawę o uchylenie kary porządkowej bada zarówno, czy termin do złożenia sprzeciwu u pracodawcy został zachowany, jak również, czy pozew został złożony w odpowiednim terminie. Jeżeli okaże się, że pracownik nie dochował terminu do złożenia sprzeciwu wówczas sąd nie może uwzględnić powództwa i orzec o uchyleniu kary porządkowej, chyba że zostaną przedstawione przez pracownika okoliczności, które będą uzasadniały przywrócenie tego terminu. Jednocześnie w zawiadomieniu pracownika o odrzuceniu złożonego przez niego sprzeciwu nie musi znajdować się informacja o możliwości wystąpienia do sądu pracy o uchylenie zastosowanej kary porządkowej.
Reasumując, termin do wniesienia sprzeciwu do pracodawcy może zostać przez sąd przywrócony, natomiast termin do złożenia pozwu nie zostanie przywrócony w przypadku jego uchybienia. Niedotrzymanie jednego z ww. terminów może spowodować brak możliwości uwzględnienia powództwa pracownika.
Uchylenie kary porządkowej
Jeżeli pracodawca uwzględni sprzeciw lub sąd pracy uchyli karę porządkową to pracodawca powinien usunąć z akt osobowych pracownika odpis zawiadomienia o ukaraniu. Warto również podkreślić, że sąd pracy w razie wniesienia pozwu o uchylenie kary porządkowej ma dwie możliwości w orzekaniu — może albo oddalić powództwo albo uchylić karę porządkową. Sąd nie może natomiast nałożyć innej kary porządkowej na pracownika lub kary w mniejszej wysokości. W przypadku zastosowania kary pieniężnej wobec pracownika, jeżeli pracodawca uwzględni sprzeciw lub w wyniku przeprowadzonego postępowania sąd uchyli nałożoną karę pieniężną, wówczas pracodawca będzie zobowiązany do zwrotu równowartości kwoty tej kary.
Jeżeli pracownikowi nie udało się uchylić kary porządkowej w trybie sprzeciwu oraz postępowania sądowego, wówczas musi on czekać, aż upływie okresu do uznania kary za niebyłą. Następuje to po roku nienagannej pracy. Wówczas odpis zawiadomienia o ukaraniu usuwa się z akt osobowych pracownika. Pracodawca może również z własnej inicjatywy lub na wniosek reprezentującej pracownika zakładowej organizacji związkowej uznać karę za niebyłą jeszcze przed upływem rocznego terminu. Kara porządkowa ulega zatem zatarciu z mocy prawa, natomiast pracodawca ma za zadanie tylko dokonać formalnej czynności usunięcia z akt osobowych pracownika odpisu zawiadomienia o ukaraniu. Jednocześnie nienaganność pracy należy rozumieć jako brak ukarania w liczonym okresie inną karą porządkową.
Na koniec wskazać należy, że pracodawca po nałożeniu kar pieniężnych uzyskuje środki, którymi nie może jednak dowolnie dysponować. Uzyskane wpływy z kar pracodawca musi bowiem przeznaczać na poprawę warunków bezpieczeństwa i higieny pracy, przy czym będzie on sam wyznaczał przedsięwzięcia, które mają służyć realizacji tego celu.
Powrót do specjalizacji — Prawo pracy