Negocjacje z ogłoszeniem

Wska­zać nale­ży, iż Pra­wo zamó­wień publicz­nych okre­śla szcze­gó­ło­wo oko­licz­no­ści, od któ­rych wystą­pie­nia zale­ży zasto­so­wa­nie kon­kret­ne­go try­bu zamó­wień publicz­nych. Tytu­łem przy­kła­du dia­log kon­ku­ren­cyj­ny sto­su­je się, jeśli cena nie sta­no­wi jedy­ne­go kry­te­rium wybo­ru naj­ko­rzyst­niej­szej ofer­ty i jed­no­cze­śnie nie jest moż­li­we prze­pro­wa­dze­nie prze­tar­gu nie­ogra­ni­czo­ne­go lub prze­tar­gu ogra­ni­czo­ne­go (z uwa­gi na szcze­gól­nie zło­żo­ny cha­rak­ter zamó­wie­nia nie moż­na okre­ślić przed­mio­tu zamó­wie­nia lub nie moż­na obiek­tyw­nie opi­sać uwa­run­ko­wań finan­so­wych lub praw­nych wyko­na­nia zamówienia).

Poni­żej omó­wi­my szcze­gó­ło­wo tryb udzie­la­nia zamó­wień — nego­cja­cje z ogłoszeniem.

Negocjacje z ogłoszeniem trybem otwartym

Nego­cja­cje z ogło­sze­niem to tryb udzie­le­nia zamó­wie­nia, w któ­rym, po publicz­nym ogło­sze­niu o zamó­wie­niu, zama­wia­ją­cy zapra­sza wyko­naw­ców dopusz­czo­nych do udzia­łu w postę­po­wa­niu do skła­da­nia ofert wstęp­nych nie­za­wie­ra­ją­cych ceny, pro­wa­dzi z nimi nego­cja­cje, a następ­nie zapra­sza ich do skła­da­nia ofert. Jest to otwar­ty, kon­ku­ren­cyj­ny i nego­cja­cyj­ny tryb udzie­la­nia zamó­wień publicz­nych.  Tryb ten sto­so­wa­ny jest do zamó­wień kla­sycz­nych o war­to­ści rów­nej lub wyż­szej ani­że­li pro­gi unij­ne. Przez zamó­wie­nie kla­sycz­ne nale­ży rozu­mieć zamó­wie­nie udzie­la­ne przez zama­wia­ją­ce­go publicz­ne­go oraz zama­wia­ją­ce­go sub­sy­dio­wa­ne­go (tj. zama­wia­ją­ce­go pry­wat­ne­go, gdy zamó­wie­nie w ponad 50 % jest finan­so­wa­ne ze środ­ków publicz­nych, war­tość zamó­wie­nia jest rów­na lub prze­kra­cza pro­gi unij­ne, przed­mio­tem zamó­wie­nia jest m. in. budo­wa szpi­ta­li, obiek­tów spor­to­wych czy rekre­acyj­nych) inne niż zamó­wie­nie sek­to­ro­we i zamó­wie­nie w dzie­dzi­nach obron­no­ści i bez­pie­czeń­stwa. Pro­gi unij­ne są to war­to­ści zamó­wień okre­ślo­nych w aktach praw­nych obo­wią­zu­ją­cych w Unii Euro­pej­skiej, któ­rych wyso­kość zale­ży od przed­mio­tu zamówienia.

4 etapy postępowania

Nego­cja­cje z ogło­sze­niem są podzie­lo­ne na czte­ry eta­py. Pierw­szym eta­pem jest tzw. pre­kwa­li­fi­ka­cja, któ­ra ma na celu doko­na­nie oce­ny wyko­naw­ców, czy speł­nia­ją oni warun­ki udzia­łu w postę­po­wa­niu oraz wybo­ru wyko­naw­ców do zło­że­nia wstęp­nych ofert. Powyż­sza oce­na jest doko­ny­wa­na po zło­że­niu przez wyko­naw­ców wnio­sków o udzie­le­nie zamó­wie­nia publicz­ne­go na pod­sta­wie ogło­sze­nia. Dru­gim eta­pem jest oce­na ofert wstęp­nych, któ­re zosta­ły zło­żo­ne na zapro­sze­nie zama­wia­ją­ce­go po doko­na­niu pre­kwa­li­fi­ka­cji. Jeże­li na tym eta­pie ofer­ta nie odpo­wia­da spe­cy­fi­ka­cji istot­nych warun­ków zamó­wie­nia zama­wia­ją­cy może odrzu­cić ofer­ty, któ­re nie odpo­wia­da­ją tym warun­kom. Trze­cim eta­pem jest pod­ję­cie nego­cja­cji z wyko­naw­ca­mi co do przed­mio­tu zamó­wie­nia i warun­ków umo­wy. Zama­wia­ją­cy może na tym eta­pie jesz­cze dopre­cy­zo­wać i uzu­peł­nić opis przed­mio­tu zamó­wie­nia i warun­ki umo­wy. Ostat­nim eta­pem udzie­le­nia zamó­wie­nia publicz­ne­go w tym try­bie jest doko­na­nie oce­ny osta­tecz­nych ofert oraz wybo­ru naj­ko­rzyst­niej­szej oferty.

War­to zauwa­żyć, że w tym try­bie udzie­le­nia zamó­wie­nia publicz­ne­go nie skła­da się od razu ofert w odpo­wie­dzi na ogło­sze­nie, tyl­ko wnio­sek o dopusz­cze­nie do udzia­łu w postę­po­wa­niu. Wnio­sek ten nie jest ofer­tą w rozu­mie­niu usta­wy pra­wo zamó­wień publicz­nych, nie sto­su­je się zatem odpo­wied­nio prze­pi­sów do nie­go prze­pi­sów o ofer­cie. Wnio­sek o dopusz­cze­nie zło­żo­ny przez wyko­naw­cę nie­za­pro­szo­ne­go do skła­da­nia ofert wstęp­nych będzie odrzucony.

Terminy

Do nego­cja­cji z ogło­sze­niem sto­su­je się zarów­no ter­mi­ny, w któ­rym skła­da­ne są wnio­ski o dopusz­cze­nie do skła­da­nia ofert wstęp­nych, jak rów­nież ter­min na zło­że­nie ofert osta­tecz­nych. W zakre­sie wnio­sków, zama­wia­ją­cy w tre­ści ogło­sze­nia wska­zu­je ter­min, do któ­re­go wnio­ski takie mogą być skła­da­ne, przy czym nie może on być krót­szy niż 30 dni od dnia prze­ka­za­nia ogło­sze­nia do Urzę­du Publi­ka­cji Unii Europejskiej. 

Wyko­naw­cy wraz z wnio­skiem o dopusz­cze­nie do udzia­łu w postę­po­wa­niu są obo­wią­za­ni zło­żyć oświad­cze­nie o speł­nia­niu warun­ków udzia­łu w postę­po­wa­niu oraz inne doku­men­ty, jeże­li zama­wia­ją­cy żąda przed­ło­że­nia doku­men­tów potwier­dza­ją­cych speł­nia­nie warun­ków. Po doko­na­niu oce­ny wnio­sków zama­wia­ją­cy ma obo­wią­zek nie­zwłocz­nie poin­for­mo­wać wyko­naw­ców, czy speł­ni­li warun­ki udzia­łu w postę­po­wa­niu oraz o otrzy­ma­nych oce­nach speł­nia­nia tych warunków.

Po roz­pa­trze­niu wnio­sków zama­wia­ją­cy ma obo­wią­zek zapro­sze­nia do skła­da­nia ofert taką licz­bę, jaką wska­zał w ogło­sze­niu. Zatem zama­wia­ją­cy może zapro­sić do skła­da­nia ofert mniej­szą licz­bę wyko­naw­ców niż licz­ba zło­żo­nych wnio­sków. Decy­du­ją­cym kry­te­rium jest bowiem licz­ba zło­żo­nych wnio­sków oraz licz­ba wyko­naw­ców, któ­rzy speł­nia­ją warun­ki do udzia­łu w postę­po­wa­niu. Nato­miast zama­wia­ją­cy powi­nien w ogło­sze­niu wska­zać kon­kret­ną licz­bę wyko­naw­ców, któ­rzy będą zapro­sze­ni do zło­że­nia ofer­ty. Licz­ba ta może wyno­sić nie mniej niż trzech.

Po wybo­rze przez zama­wia­ją­ce­go wyko­naw­ców upraw­nio­nych do skła­da­nia ofert wstęp­nych, wska­zu­je on ter­min na zło­że­nie przez nich ofert wstęp­nych, przy czym ter­min ten nie może być krót­szy niż 30 dni od dnia prze­ka­za­nia zapro­sze­nia do skła­da­nia ofert, przy czym w przy­pad­ku skła­da­nia ofert w cało­ści za pośred­nic­twem środ­ków komu­ni­ka­cji elek­tro­nicz­nej ter­min ten może być krót­szy o 5 dni, tj. wyno­sić co naj­mniej 25 dni. Jed­no­cze­śnie w przy­pad­kach wska­za­nych enu­me­ra­tyw­nie w prze­pi­sach pra­wa ter­min ten może zostać skró­co­ny, nie wię­cej jed­nak niż do 10 dni od dnia prze­ka­za­nia zapro­sze­nia, a mia­no­wi­cie w sytuacji:

1. uprzed­nie­go umiesz­cze­nia przez zama­wia­ją­ce­go wstęp­ne­go ogło­sze­nia infor­ma­cyj­ne­go, jeże­li zawie­ra ono wszyst­kie dane wyma­ga­ne dla ogło­sze­nia o zamó­wie­niu – w przy­pad­ku jego prze­ka­za­nia do publi­ka­cji Urzę­do­wi Publi­ka­cji Unii Euro­pej­skiej lub było zamiesz­czo­ne na nale­żą­cej do zama­wia­ją­ce­go stro­nie inter­ne­to­wej przez okres co naj­mniej 35 dni w ter­mi­nie do 12 mie­się­cy od dnia prze­ka­za­nia ogło­sze­nia do publikacji;
2. pil­nej potrze­by udzie­le­nia zamó­wie­nia, gdy skró­ce­nie ter­mi­nów jest konieczne.

Liczba wykonawców

Jeże­li licz­ba wyko­naw­ców, któ­rzy speł­nia­ją warun­ki udzia­łu w postę­po­wa­niu jest więk­sza niż okre­ślo­na w ogło­sze­niu, zama­wia­ją­cy zapra­sza do skła­da­nia ofert wstęp­nych wyko­naw­ców wyło­nio­nych w spo­sób obiek­tyw­ny i nie­dy­skry­mi­na­cyj­ny. Zama­wia­ją­cy nie może nato­miast zapro­sić więk­szej ilo­ści wyko­naw­ców niż wska­zał w ogło­sze­niu. Zapro­sze­ni zosta­ją Ci wyko­naw­cy, któ­rzy otrzy­ma­li naj­wyż­sze oce­ny. Opis spo­so­bu wybo­ru wyko­naw­cy powi­nien być zawar­ty w ogło­sze­niu. Wyko­naw­ca nie­za­pro­szo­ny do zło­że­nia ofer­ty będzie uzna­wa­ny za wyklu­czo­ne­go. W takiej sytu­acji znaj­dą się wyko­naw­cy, któ­rzy będą speł­nia­li warun­ki udzia­łu w postę­po­wa­niu, jed­nak po doko­na­niu oce­ny przez zama­wia­ją­ce­go oraz spo­rzą­dze­niu ran­kin­gu nie zaję­li miej­sca, któ­re zapew­nia­ło­by moż­li­wość otrzy­ma­nia zaproszenia.

Jeże­li licz­ba wyko­naw­ców, któ­rzy speł­nia­ją warun­ki udzia­łu w postę­po­wa­niu, jest mniej­sza niż licz­ba wyko­naw­ców poda­nych w ogło­sze­niu, zama­wia­ją­cy według swo­je­go wybo­ru — może kon­ty­nu­ować postę­po­wa­nie albo go unieważnić.

Elementy ogłoszenia

Zama­wia­ją­cy w zapro­sze­niu do skła­da­nia ofert wstęp­nych prze­ka­zu­je infor­ma­cje doty­czą­ce m. in. adre­sów stro­ny inter­ne­to­wej, na któ­rej opu­bli­ko­wał on opis potrzeb i wyma­gań oraz inne doku­men­ty istot­ne zwią­za­ne z zamó­wie­niem czy spo­so­bu i ter­mi­nu skła­da­nia ofert wstęp­nych oraz ter­min ich otwarcia.

Na mar­gi­ne­sie nale­ży zauwa­żyć, że wyko­naw­ca bio­rą­cy udział w postę­po­wa­niu o udzie­le­nie zamó­wie­nia publicz­ne­go w try­bie nego­cja­cji z ogło­sze­niem ma inte­res praw­ny w żąda­niu odrzu­ce­nia ofer­ty wstęp­nej kon­ku­ren­cyj­ne­go wykonawcy.

Oferta wstępna

Wyko­naw­ca po uzy­ska­niu zapro­sze­nia może zło­żyć tyl­ko jed­ną ofer­tę wstęp­ną, co do zasa­dy pod rygo­rem nie­waż­no­ści w for­mie elek­tro­nicz­nej W ofer­tach wstęp­nych nie poda­je się ceny, dla­te­go pod­le­ga­ją one tyl­ko oce­nie for­mal­nej, a nie oce­nie na pod­sta­wie kry­te­riów oce­ny ofert.

Zło­żo­na ofer­ta musi odpo­wia­dać wymo­gom wska­za­nym w ogło­sze­niu oraz w doku­men­tach zamó­wie­nia. Nato­miast zama­wia­ją­cy może dopu­ścić zło­że­nie ofert wstęp­nych warian­to­wych lub czę­ścio­wych. Wyko­naw­ca może wyco­fać lub zmie­nić ofer­tę wstęp­ną przed upły­wem ter­mi­nu do skła­da­nia ofert. Ofer­ta wstęp­na zło­żo­na po ter­mi­nie zosta­nie zwró­co­na przez zamawiającego. 

Unieważnienie postępowania

Nato­miast postę­po­wa­nie może zostać unie­waż­nio­ne, m. in. w przy­pad­ku gdy nie zło­żo­no żad­nej ofer­ty nie­pod­le­ga­ją­cej odrzu­ce­niu, tj. wszyst­kie zło­żo­ne ofer­ty pod­le­ga­ły odrzu­ce­niu. Ponad­to jeże­li nastą­pi­ła istot­na zmia­na oko­licz­no­ści, któ­ra spo­wo­do­wa­ła, że pro­wa­dze­nie postę­po­wa­nia nie leży już w inte­re­sie publicz­nym, cze­go nie moż­na było wcze­śniej prze­wi­dzieć, postę­po­wa­nie rów­nież powin­no zostać unie­waż­nio­ne. Cho­dzi o sytu­ację, w któ­rej wyko­na­nie zada­nia obję­te­go zamó­wie­niem publicz­nym będzie sprzecz­ne z inte­re­sem publicznym.

Ponad­to postę­po­wa­nie może zostać unie­waż­nio­ne, jeże­li jest obar­czo­ne nie­moż­li­wą do usu­nię­cia wadą, któ­ra unie­moż­li­wia zawar­cie nie­pod­le­ga­ją­cej unie­waż­nie­niu umo­wy. Wada musi być istot­na i nie­moż­li­wa do usu­nię­cia. Są to wszel­kie wady, któ­re mają lub mogą mieć wpływ na wynik postę­po­wa­nia, jeże­li są nie­usu­wal­ne. Wystą­pie­nie któ­rej­kol­wiek z powyż­szych prze­sła­nek powo­du­je obli­ga­to­ryj­ne unie­waż­nie­nie postępowania.

Zaproszenie do negocjacji

Następ­nie zama­wia­ją­cy zapra­sza do nego­cja­cji wszyst­kich wyko­naw­ców, któ­rzy zło­ży­li ofer­ty wstęp­ne nie­pod­le­ga­ją­ce odrzu­ce­niu,. Nale­ży pod­kre­ślić, iż prze­pi­sy nie nakła­da­ją na zama­wia­ją­ce­go obo­wiąz­ku w zakre­sie poin­for­mo­wa­nia wyko­naw­ców, któ­rych ofer­ty wstęp­ne zosta­ły odrzu­co­ne. Zma­wia­ją­cy pro­wa­dzi nego­cja­cje z zapro­szo­ny­mi wyko­naw­ca­mi, jed­nak mają one na celu dopre­cy­zo­wa­nie lub uzu­peł­nie­nie opi­su przed­mio­tu zamó­wie­nia lub warun­ków umo­wy w spra­wie zamó­wie­nia publicz­ne­go. Zatem w ramach nego­cja­cji nie może dojść do istot­nych zmian w zakre­sie zamówienia.

Pro­wa­dzo­ne nego­cja­cje mają cha­rak­ter pouf­ny, a ponad­to żad­na ze stron nie może bez zgo­dy dru­giej stro­ny ujaw­nić infor­ma­cji tech­nicz­nych i han­dlo­wych zwią­za­nych z nego­cja­cja­mi. W szcze­gól­no­ści zama­wia­ją­cy nie może ujaw­niać infor­ma­cji uzy­ska­nych w trak­cie nego­cja­cji z jed­nym wyko­naw­cą, inne­mu wyko­naw­cy. Ten zakaz ma na celu wyklu­cze­nie ewen­tu­al­nej licy­ta­cji warun­ków przed­sta­wio­nych przez wyko­naw­cę celem udzie­le­nia mu zamówienia.

Zmiana dokumentacji zamówienia

Po prze­pro­wa­dze­niu nego­cja­cji z wyko­naw­ca­mi zama­wia­ją­cy może jesz­cze dopre­cy­zo­wać lub uzu­peł­nić doku­men­ta­cję zamó­wie­nie, jed­nak­że wyłącz­nie w zakre­sie, w jakim była ona przed­mio­tem nego­cja­cji. Wpro­wa­dzo­ne zmia­ny nie mogą pro­wa­dzić do istot­nej zmia­ny przed­mio­tu zamó­wie­nia lub pier­wot­nych warun­ków zamó­wie­nia. Sko­ro zmia­ny spe­cy­fi­ka­cji istot­nych warun­ków zamó­wie­nia mogą zostać wpro­wa­dzo­ne wyłącz­nie w zakre­sie jakim pro­wa­dzo­no nego­cja­cje, zatem zmia­ny mogą mieć na celu jedy­nie dopre­cy­zo­wa­nie lub uzu­peł­nie­nie opi­su przed­mio­tu zamó­wie­nia lub warun­ków przy­szłej umo­wy w spra­wie zamó­wie­nia publicznego.

Wska­zać nale­ży, że istot­ną zmia­ną nato­miast mogła­by być taka mody­fi­ka­cja przed­mio­tu zamó­wie­nia, któ­ra posze­rza­ła­by krąg poten­cjal­nych wyko­naw­ców, któ­rzy mogli­by ubie­gać się o zamó­wie­nie, jeże­li zosta­ło to wcze­śniej wska­za­ne. Istot­ną zmia­ną będzie rów­nież taka, któ­ra pro­wa­dzi do unie­moż­li­wie­nia nie­któ­rym wyko­naw­com zło­że­nia ofer­ty po prze­pro­wa­dze­niu negocjacji. 

Wska­zać rów­nież nale­ży, że wydłu­że­nie ter­mi­nu wyko­na­nia zamó­wie­nia na eta­pie nego­cja­cji o oko­ło 15% sta­no­wi zmia­nę pro­wa­dzą­cą do istot­nej zmia­ny pier­wot­nych warun­ków zamó­wie­nia. Za taką zmia­nę nato­miast, za sta­no­wi­skiem orzecz­nic­twa, nie może być uzna­na pro­po­zy­cja skró­ce­nia ter­mi­nu wyko­na­nia zamó­wie­nia, któ­ra mie­ści się w poję­ciu zmia­ny warun­ków zamó­wie­nia, ale bez istot­nej zmia­ny pier­wot­nych warun­ków zamó­wie­nia wska­za­nych w ogło­sze­niu o wsz­czę­ciu postę­po­wa­nia w try­bie nego­cja­cji z ogłoszeniem.

Istot­ną zmia­ną przed­mio­tu zamó­wie­nia była­by zmia­na doty­czą­ca np. wiel­ko­ści lub zakre­su zamó­wie­nia, cech tech­nicz­nych i jako­ścio­wych, wyma­gań funk­cjo­nal­nych. Zmia­ną pier­wot­nych warun­ków zamó­wie­nia była­by mody­fi­ka­cja doty­czą­ca np. zmia­na doty­czą­ca usta­no­wio­nych kar umow­nych, spo­so­bu wyko­na­nia zamó­wie­nia, warun­ków wypła­ty wyna­gro­dze­nia, okre­su gwa­ran­cji, ter­mi­nu wyko­na­nia zamó­wie­nia lub ter­mi­nów wyko­na­nia poszcze­gól­nych jego eta­pów. Jeże­li zama­wia­ją­cy doko­na zmia­ny doku­men­tów zamó­wie­nia, po zakoń­cze­niu nego­cja­cji, ale przed zapro­sze­niem do skła­da­nia ofert, jest zobo­wią­za­ny poin­for­mo­wać wyko­naw­ców przez udo­stęp­nie­nie zmie­nio­nej tre­ści doku­men­tów zamó­wie­nia. W tym zakre­sie nie wystar­czy prze­sła­nie jedy­nie doko­na­nych zmian.

Zaproszenie do składania ofert

Zama­wia­ją­cy po prze­pro­wa­dze­niu nego­cja­cji doko­nu­je zapro­sze­nia do skła­da­nia ofert osta­tecz­nych. Oko­licz­ność prze­pro­wa­dze­nia nego­cja­cji powin­na być zatem odpo­wied­nio udo­ku­men­to­wa­na. Zapro­sze­nie do skła­da­nia ofert for­mal­nie koń­czy etap pro­wa­dze­nia nego­cja­cji. W zapro­sze­niu do skła­da­nia ofert zama­wia­ją­cy wska­zu­je miej­sce i ter­min do skła­da­nia ofert.

Jeśli zama­wia­ją­cy po prze­pro­wa­dze­niu nego­cja­cji doko­nał zmian w doku­men­tach zamó­wie­nia, wraz z zapro­sze­niem prze­ka­zu­je się adres stro­ny inter­ne­to­wej, na któ­rej umiesz­cza się zmie­nio­ne dokumenty.

Powrót do spe­cja­li­za­cji — Zamó­wie­nia publiczne